Hieronder staan 4 werkprocessen beschreven die kunnen leiden tot het aanmaken van een nieuwe crediteur.

Optie 1: Crediteur aanmaken n.a.v. centrale leverancier aanvraag 

De leverancier wordt door de centrale inkoopafdeling aangemaakt in de Spend Cloud en vervolgens wordt deze aangekaart bij de crediteurenadministratie. 

De crediteurenadministratie kan vervolgens in het financieel pakket een nieuwe crediteur aanmaken en importeren in de Spend Cloud. Om de crediteur aan te maken, dient de inkoopafdeling de onderstaande gegevens aan te leveren:

• Naam crediteur 

• NAW gegevens

• IBAN nummer

• KvK-nummer

• Btw-nummer

• Betalingsconditie

Bij het aanmaken van de crediteur adviseren wij (indien mogelijk) onderstaande in te stellen:

• Standaard btw code

• Standaard betalingsconditie

• Standaard grootboekrekening

Zijn bovenstaande gegevens niet bekend? Neem dan eerst contact op met de leverancier en zet de gegevens daarna pas door naar de crediteurenadministratie. Wanneer bijvoorbeeld het IBAN ontbreekt bij de crediteur dan zal de crediteur niet worden herkend bij het ontvangen van de eerst factuur.

Zodra de crediteur is toegevoegd kan deze in de Spend Cloud geïmporteerd worden en gekoppeld worden aan de reeds eerder door de Inkoopafdeling aangemaakte leverancier (verwijzing koppelingen). 

Alternatieve werkwijze: Er is de mogelijkheid om voor een aangepaste configuratie te kiezen, waarbij de leveranciers automatisch worden aangemaakt op basis van een crediteuren import. Als daar gebruik van wordt gemaakt, wordt er standaard voor elke nieuwe crediteur tegelijkertijd een nieuwe leverancier aangemaakt en gekoppeld aan de leveranciersgroep ‘Nieuwe leveranciers’. Nadeel is dat je hierdoor zelf niet meer kunt bepalen of een crediteur wel of niet als leverancier beschikbaar moet zijn. Voor meer informatie over het inschakelen van deze functionaliteit verwijzen wij graag door naar (support)consultancy. 

Wat kan de crediteurenadministratie communiceren aan de crediteur over de facturatie?

• Bij voorkeur worden de facturen aangeleverd via PEPPOL of in ieder geval in XML formaat UBL 2.0 of 2.1 met een embedded PDF. 

• Bij voorkeur geen verzamel nota's maar één factuur per order

• Verzoek om referentienummer op factuur op te nemen (inkoopordernummer, verplichtingnummer of contractnummer).

Optie 2: Crediteur aanmaken n.a.v. decentrale leverancier aanvraag

De leverancier wordt decentraal aangevraagd door besteller - In dit geval gaat de leverancier eerst naar inkoop ter beoordeling. Nadat de centrale inkoopafdeling goedkeuring heeft verleend, kunnen ze wederom de gegevens doorgeven aan de crediteurenadministratie om een nieuwe crediteur aan te maken (zie optie 1).

Optie 3: Crediteur aanmaken n.a.v. contract

Er kunnen daarnaast crediteuren aangemaakt moeten worden voor facturen waar geen inkooporder aan ten grondslag ligt. Bijvoorbeeld in het geval van contracten of verplichtingen met periodieke kosten (denk aan maandelijkse huur of licentiekosten). De contractadministratie kan geen relatie selecteren bij het registreren van het contract zolang er er geen crediteur is aangemaakt. Door in het menu ‘Registreren’ via weergeven (vergrootglas icoontje)  te klikken en op ‘Mening vragen’ te klikken kan er eenvoudiger een verzoek neergelegd worden bij de crediteurenadministratie om een nieuwe crediteur in het financieel pakket aan te maken.  Zie optie 1 voor de gegevens die de crediteurenadministratie in dit geval nodig heeft. 

Optie 4: Crediteur aanmaken bij binnenkomst factuur

In deze situatie zal de factuur van de nieuwe crediteur als eerste binnenkomen in de Factuurverwerking module. Te denken valt aan facturen met betrekking tot gemeentelijke belastingen, waarbij er geen order of contract aan de orde is.

De crediteurenadministratie dient vervolgens in het financieel pakket eerst een nieuwe crediteur aan te maken. Om de crediteur op een kwalitatieve manier aan te maken dient de crediteur onderstaande gegevens op de factuur te vermelden:

• Naam crediteur 

• NAW gegevens

• IBAN nummer

• KvK-nummer

• Btw-nummer

• Betalingsconditie

Bij het aanmaken van de crediteur adviseren wij (indien mogelijk) onderstaande in te stellen:

• Standaard btw code

• Standaard betalingsconditie

• Standaard grootboekrekening

Zijn bovenstaande gegevens niet bekend? Neem dan eerst contact op met de crediteur. Wanneer bijvoorbeeld het IBAN ontbreekt, dan zal de crediteur niet worden herkend.

Zodra de crediteur is toegevoegd in het financieel pakket dan kan deze in de Spend Cloud geïmporteerd worden en kan de factuur ingeboekt worden door gebruik te maken van de nieuwe crediteur. Indien er gewerkt wordt met een automatische koppeling met het financieel pakket, dan worden de crediteuren vaak automatisch via de import planning geïmporteerd op gezette tijden.

Alternatieve werkwijze: voor sommige financiële pakketten bestaat er de mogelijkheid om de crediteur in de Spend Cloud aan te maken, te beoordelen en daarna door te zetten naar het financiële pakket. Wij adviseren zelf echter om als bronsysteem altijd het financieel pakket te hanteren en daar alle gegevens aan te maken.

Handelingen bij het aanmaken/beoordelen van een leverancier door de inkoopafdeling

Stap 1: Nieuwe leverancier toevoegen 

• Via een OCI punchout koppeling; waarbij artikelen direct te bestellen zijn in de webshop van een leverancier. 
  

• Via het interne assortiment; met zelf in te richten assortiment. 

• Via een vrij bestelformulier - een digitaal bestelformulier waarbij de besteller alle benodigde ordergegevens dient in te voeren.
  

Stap 2: De leverancier koppelen aan:

• Een Relatie; Hierdoor is het mogelijk om de inkooporder te matchen aan de factuur.

• Een Categorie; Hiermee kun je eenvoudiger leveranciers en artikelen zoeken in de zelf onderhouden assortiment. 

• Een Leveranciersgroep; Hiermee kun je een rol of functieprofiel toegang geven tot een groep aan leveranciers voor een bepaald procuratie bedrag.
  

Nadat de leverancier is gekoppeld en de instellingen goed staan, kan er door de bestellers die de juiste rechten hebben inkooporder aanvragen worden verricht.