In dit artikel wordt beschreven wat wij zien als de Best practice inrichting voor de module Factuurverwerking.
Het streven hierbij om zo min mogelijk applicatiebeheer te hebben, zo min mogelijk uitzonderingen en een zo hoog mogelijk succeskans bij het toevoegen, inboeken, goedkeuren en exporteren van een factuur.
Uitgangspunten in de inrichting volgens Best Practice
- Er streven is om te werken volgens het best practice Factuurverwerkingsproces van factuur toevoegen tot exporteren.
- Factuur ontvangst:
- Er wordt gewerkt met een eigen inkoopfacturen e-mailadres dat op de juiste manier is gekoppeld aan de Spend Cloud
- Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met XML-facturen
- Er wordt gebruik gemaakt van het PEPPOL-netwerk
- Factuur inboeken/coderen:
- Het streven is om zoveel mogelijk velden automatisch gevuld te krijgen om touchless factuurverwerking te realiseren via:
- Standaard omschrijving van een factuur
- Standaard grootboekrekening per relatie en eventuele standaard workflows en coderingsmatrix
- Factuur beoordelen:
- Voor het beoordelen van een factuur is een goedkeuring benodigd. Het streven is om de verantwoordelijkheid van de beoordeling decentraal neer te leggen zodat facturen niet onnodig veel goedkeuringen nodig hebben.
- Factuur exporteren:
- Het automatisch doorzetten van de factuur naar het financieel pakket.
Organisatie, Rollen & Rechten
Indien er nog geen gebruik gemaakt wordt van functieprofielen worden voor alle factuurverwerking rol varianten een functieprofiel aangemaakt en al deze rollen bijgewerkt naar een rol op basis van een functieprofiel.