Omschrijvingsveld overbodig voor rapportages? 

Ons doel is om de crediteurenadministratie zo min mogelijk tijd te laten besteden in de software. Zo snel mogelijk een factuur coderen hoort daar natuurlijk ook bij, het liefst volledig touchless. Een van de functionaliteiten die hieraan bijdraagt is het overslaan van het omschrijvingsveld bij het coderen van de factuur.  Het advies is om hierbij zo kritisch mogelijk te kijken naar de informatie die hierin gevuld wordt, omdat dit vaak al in de codering wordt aangegeven (denk aan soort kosten die al in grootboekrekening wordt vermeld, of de periode die al wordt aangegeven in de factuurregel).

Klik hier voor de tips van Exact Online

Omschrijving in de kop automatisch laten vullen 

Deze optie zit zowel bij de administratie als bij de relatie. In dit voorbeeld zullen we de instelling bij de administratie uitleggen. Wil je meer flexibiliteit en speciale waarden per relatie automatiseren? Gebruik dan vooral deze  functionaliteit dan bij de relatie-instellingen.  

In de afbeelding zie je de functionaliteit ‘standaard omschrijving toepassen in de factuurkop’. Dit wordt ook weleens ‘standaard uw betalingsreferentie toepassen in de factuurkop’. 

Altijd: Deze optie kies je als de standaardomschrijving leidend is. Bij iedere factuur wordt dan de gekozen omschrijving toegepast. 

Indien leeg: Deze optie kies je wanneer de omschrijving alleen moet worden toegepast als de omschrijving uit de factuur leeg is. 

Vervolgens kan je ervoor kiezen hoe de omschrijving moet worden gevuld. Dit doe je door middel van zogenoemde tags. Als je de omschrijving altijd wilt opbouwen uit de crediteurnaam en factuurdatum, selecteer je onder het veld ‘Standaard omschrijving in de factuurkop’ de relevante tags. 

Wanneer je nu ‘Opslaan’ selecteert, wordt de nieuwe omschrijving toegepast op de facturen. 

Omschrijving uit de kop automatisch overnemen in de factuurregels. 

In de configinstellingen* kun je het proces van ‘automatisch omschrijvingen toepassen’ nog simpeler maken. Bij Configinstellingen > Factuurverwerking > 017 Copy this invoice header field value to description field at line level kun je ervoor kiezen om de omschrijving (Onze betalingsreferentie) die in de kop wordt toegepast te kopiëren naar de omschrijving op factuurregelniveau. Nu kun je natuurlijk ook gewoon de functionaliteit gebruiken in de administratie of relatie om een standaard definitie voor omschrijving te maken. Deze configinstelling heeft als voordeel dat wanneer je de omschrijving in de kop aanpast, de omschrijving in de regel ook automatisch wordt aangepast. 

* Houd er rekening mee dat de configinstellingen alleen zichtbaar zijn met de juiste rechteninstellingen.