Een voorbeeld van een verdeling van functieprofielen binnen jullie organisatie zou er als volgt uit zien:

• Directie

• Manager

• Teamleider

• Medewerker

Bovenstaande verdeling kan specifieker gemaakt worden, wanneer er bijvoorbeeld verschillende typen managers binnen de organisatie werken. Bij meer functies met verschillende bevoegdheden kunnen er meer profielen ontstaan. Dit heeft te maken met aanvullende bevoegdheden van de verschillende modules binnen de Spend Cloud.

Functieprofielen, aanvullende rolbevoegdheden en modules

De Spend Cloud is opgebouwd uit verschillende modules. De aanvullende rolbevoegdheden die binnen een functieprofiel vallen lopen per module uiteen. Zo dien je bijvoorbeeld bij de modules Factuurverwerking en Declareren een procuratiebedrag te selecteren, bij de module Kas & Pas aan te geven of een medewerker een boekingsperiode mag afsluiten en bij de module Inkoop een procuratiebedrag en toegang tot leveranciersgroepen te definiëren. Met behulp van leveranciersgroepen kun je bepalen bij welke leveranciers een functieprofiel bestellingen mag plaatsen. Je kunt je nu wellicht voorstellen dat al deze keuzes zorgen voor uitsplitsing aan profielen binnen je organisatie.

Uitzonderingen op functieprofielen
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat jullie als organisatie starten met slechts één module zoals Kas & Pas. In dat geval kunnen we de functieprofielen wat gemakkelijker opbouwen door een verdeling te maken in een Pasadministratie, Pasmedewerkers en Pasverantwoordelijken.

Belang van functieprofielen
Er zijn twee redenen waarom het belangrijk is om goed na te denken over de opzet en verdeling van de functieprofielen:

1. Medewerkers krijgen gestandaardiseerd toegang tot bevoegdheden binnen de Spend Cloud op basis van een functieprofiel.

2. Het onderhoud in de Spend Cloud wordt vergemakkelijkt door de verschillende functies binnen de organisatie onder te brengen in gestandaardiseerde profielen. 

Ideale inrichting functieprofielen
Bij een ideaal gebruik van functieprofielen zou je er naar willen streven dat medewerkers in de Spend Cloud zoveel mogelijk één functieprofiel toegekend krijgen. In dat functieprofiel wordt dan toegang gegeven tot rechten en bevoegdheden van meerdere modules tegelijk, zodat de onderhoud van het applicatiebeheer zo vriendelijk mogelijk kan worden uitgevoerd. Een verdere uitleg van de opbouw hiervan vind je hieronder in het kopje ‘Rollen’. 

Rollen

Een rol bestaat uit verschillende onderdelen zoals in onderstaande afbeelding weergegeven. Onder de afbeelding worden de onderdelen uitgelegd.

Rechten
We beginnen de rol met een rechtenset. In een rechtenset is gedefinieerd welke menu-onderdelen en knoppen binnen de menu-onderdelen een gebruiker allemaal mag zien en gebruiken. Zo kan er in een rechtenset voor “Tekenbevoegde” bijvoorbeeld zijn vastgelegd dat de medewerker toegang heeft tot het menu-onderdeel “beoordelen” in de Spend Cloud.

Functieprofielen
Het functieprofiel is vervolgens een combinatie van de rechtenset en specifieke rolbevoegdheden. Een voorbeeld van de specifieke rolbevoegdheden is het procuratiebedrag dat een medewerker krijgt toegekend om facturen te beoordelen of tot welk bedrag iemand iets mag bestellen. Een leidraad voor het bepalen en onderverdelen van de functieprofielen ligt vaak bij de verschillende functies die medewerkers in jullie organisatie kunnen hebben. Je kan een functieprofiel maken voor de functie “Facilitair manager” bijvoorbeeld, met alle bijbehorende rechten en bevoegdheden.

Rol
Een medewerker krijgt ergens in de organisatiestructuur in de Spend Cloud een plek met het eerder genoemde functieprofiel, bijvoorbeeld op de locatie waar deze medewerker werkzaam is. Samen maakt dit de rol van de medewerker.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld werkt Wim bij de Facilitaire dienst en mag facturen beoordelen tot €1000. In de Spend Cloud krijgt hij een plek op de organisatorische eenheid “Facilitaire dienst”. In de rechtenset “Tekenbevoegde” is bepaald dat hij toegang heeft tot de juiste menuonderdelen die hij nodig heeft en zijn rolbevoegdheden geven aan dat hij een procuratiebedrag van €1000 heeft.

Meerdere rollen

Een medewerker kan ook meerdere rollen hebben. Dus wanneer een medewerker zowel facturen moet af kunnen tekenen als bestellingen moet kunnen maken zouden we deze medewerker 3 rollen kunnen geven op dezelfde organisatorische eenheid:

Wim heeft hier één rol waarin zijn factuurverwerkingstaak zit, één rol waar zijn bestelbevoegdheid in zit en een derde rol waarbij boekingsperiodes beoordeeld mogen worden. 

Deze drie rollen zouden echter ook samengevoegd kunnen worden tot 1 rol:

Wim heeft hier één samengevoegde rol waar zowel zijn bevoegdheden voor Factuurverwerking, Inkoop als Kas & Pas zijn vastgelegd. Hierbij is er ook sprake van een gecombineerde rechtenset zodat hij alle juiste menu-onderdelen ziet. Wanneer we al deze bevoegdheden in één functieprofiel kunnen vatten dan zorgt ervoor dat het autorisatieschema overzichtelijker wordt en makkelijker te onderhouden is.