Spend Cloud Web

Koppeling met Visma.net vereist actie

Voor alle klanten die gebruik maken van een webservice met Visma.net is het volgende bericht van toepassing. Volgende week zullen de betrokkenen ook persoonlijk per e-mail worden benaderd.

1. Wij genereren op aanvraag een eenmalige code. Deze code is vijf dagen geldig.
2. Iemand die in Visma.net de rechten Integration Administrator heeft, moet deze code invoeren in de Visma App Store.
3. Na het koppelen stuur je ons de Tenant ID op. Deze gebruiken wij om van onze kant de integratie te initiëren.

Module Inkoop: Orderaanvragen in de winkelwagen hebben nu een dashboard-actie

1. XML-veldindeling
   
2. De online versie van de mail aan Kas en Pas gebruikers over het goedkeuren van betalingen
   
3. Online betalingen bevestigen met de Spend Cloud app
   
4. De evenementenkalender om je aan te melden voor onze volgende webinars
   

Antwoorden op vragen uit de releasewebinar

Periode -1 of +1 ten opzichte van de factuurdatum 

Normaal wordt de periode ingevuld op basis van de factuurdatum. Dus wanneer de factuurdatum 15-5-24 is dan zal de periode automatisch worden gezet op mei. Met deze instelling wordt automatisch +1 of -1 aan de periode toegevoegd.

Note: Wanneer deze instelling actief is, heeft de codeerder altijd nog de mogelijkheid om dit aan te passen. 

Relaties importeren

Het importeren van relaties heeft geen impact op deze setting. Het nieuwe veld waarbij dit wordt ingesteld staat namelijk niet in de import mapping, dus zal niet worden meegenomen tijdens de import. Wanneer je deze setting dus hebt geactiveerd bij de relatie zal deze actief blijven ondanks een nieuwe import. 

XML- en PDF-facturen

De periode toekenning wordt gedaan nadat de PDF-factuur door de zogeheten OCR herkenning gaat. De Spend Cloud herkent de factuurdatum, checkt of de instelling bij de relatie is geactiveerd en past dan de periode toe. Bij XML-facturen kijkt de Spend Cloud altijd eerst of de periode in de XML-factuur staat. Als deze inderdaad is gemapt, dan zal deze altijd leidend zijn. Is deze niet gemapt? Dan wordt de instelling van de periode bij de relatie gecontroleerd en zodoende toegepast. Lees hier meer hoe je een XML-veldindeling insteld.  

Boek op een andere organisatorische eenheid zetten

De vraag die wij tijdens de webinar niet konden behandelen ging over de mogelijkheden voor het aanpassen van de administratie ingesteld bij het boek. Dit is mogelijk, echter is dit niet aan te raden. Wanneer je de administratie bewerkt wordt het koppelen en ontkoppelen van stamgegevens en passen niet automatisch toegepast. Mocht het toch wenselijk zijn om de administratie aan te passen dan is het aan te raden om het boek op passief te zetten en een nieuw boek aan te maken. 

Vragen over de Spend Cloud Cards

Online betalingen moeten uit veiligheidsoverwegingen altijd worden goedgekeurd. Je hebt dan ook altijd een smartphone of tablet nodig om deze extra beveiliging goed te keuren. 

Iedere paseigenaar met toegang tot de pasgegevens kan deze beveiliging instellen. Je stelt dit in per pas op één telefoon. Dus als je inlogt op meerdere apparaten dan kan je alleen op het gekoppelde apparaat de betaling goedkeuren. In dit portal artikel kan je lezen hoe je dit het beste kunt instellen. Om een betaling goed te keuren is het essentieel dat er een paseigenaar is ingesteld. Dit doet je bij de pasinstellingen. Dit kan je ook voor bunq passen instellen, echter heeft dit alleen een administratieve functie. Bij de Spend Cloud Cards hangen hier ook functionaliteiten aan. Dit doen wij vooral ter controle en inzicht. Zo heb je altijd zicht op wie de betaling heeft goedgekeurd. De goedkeuring doen wij via de Spend Cloud app, omdat deze volledig is ingericht op de eindgebruiker. 

Een andere vraag die wij binnenkregen was  of we het coderen ook nog blijven ondersteunen in onze webversie. Ja, dit zal zeker het geval zijn. 

Voor vragen over de virtuele kaarten wil ik graag doorverwijzen naar onze webinar op 21 mei.

Alle webinars zijn om 10:30, maar kunnen ook in de Portal worden teruggevonden