Releasenotes mei 2024

Releasenotes mei 2024

Spend Cloud Web

Koppeling met Visma.net vereist actie

Voor alle klanten die gebruik maken van een webservice met Visma.net is het volgende bericht van toepassing. Volgende week zullen de betrokkenen ook persoonlijk per e-mail worden benaderd.
Per 1 juni zal Visma.net de huidige manier waarop de koppeling met de Spend Cloud is gelegd niet meer ondersteunen. Om over te stappen op de nieuwe koppeling, hebben we een eenmalige actie van jullie kant nodig. Het proces gaat als volgt:
  1. Wij genereren op aanvraag een eenmalige code. Deze code is vijf dagen geldig.
  2. Iemand die in Visma.net de rechten Integration Administrator heeft, moet deze code invoeren in de Visma App Store.
  3. Na het koppelen stuur je ons de Tenant ID op. Deze gebruiken wij om van onze kant de integratie te initiëren.
Een uitgebreide uitleg kan je vinden in de portal. Stuur een mail naar support@proactive.nl om een code te ontvangen en dit proces in gang te zetten.

Module Inkoop: Orderaanvragen in de winkelwagen hebben nu een dashboard-actie

Als je als besteller een orderaanvraag aanmaakt, maar deze nog niet verstuurt, blijft deze openstaan in de winkelwagen. Er wordt in dat geval nu ook een actie weergegeven op het dashboard van de gebruiker. Dit helpt gebruikers te herinneren dat ze de order nog moeten versturen en voorkomt een vertraging in het bestelproces. Daarnaast hebben we een aantal navigatieverbeteringen doorgevoerd op de aanvragenpagina. Hierdoor kunnen gebruikers nog makkelijker vinden wat ze willen bestellen.

Module Factuurverwerking: Periode standaard +1 en -1 ten opzichte van factuurdatum

In de Spend Cloud Portal werd door klanten veelvuldig via de community aangegeven dat voor bepaalde crediteuren de standaard periode van een factuur automatisch één periode eerder of later moet worden ingesteld ten opzichte van de factuurdatum. Momenteel wordt de periode automatisch bepaald op basis van de factuurdatum. Echter, veel crediteuren hanteren factuurdata die niet overeenkomen met de periode waarop de kosten betrekking hebben. Daarom is het nu mogelijk om per relatie de automatisch ingevulde periode aan te passen.
Spend Cloud Tip bij factuurautomatisering 
In maart hebben wij een themawebinar gegeven over XML-factuurverwerking. Tijdens het coderen van een factuur wil je natuurlijk zo min mogelijk handelingen uitvoeren. Hiervoor hebben wij nog een speciale tip. Eén van de functionaliteiten binnen de administratie en/of de relatie is om de omschrijving uit de kop automatisch te laten vullen en automatisch door te kopiëren naar de factuurregel(s). Dit scheelt een hoop handmatig werk en is een stap in de goede richting om een factuur volledig touchless te verwerken. Lees meer in onze kennisbank!

Module Kas & Pas: Verplaatsen van een boek zonder rollen te ontkoppelen

Het is nu mogelijk een boek naar een andere organisatorische eenheid te verplaatsen zonder eerst eventuele rollen te ontkoppelen. Medewerkers die aan het boek met een rol zijn gekoppeld, worden automatisch ontkoppeld. Bij het gebruik van een Kas & Pas-functieprofiel worden de bestaande rollen op de nieuwe organisatorische eenheid automatisch gekoppeld aan het boek. Dit scheelt een heleboel handmatige handelingen. Om een boek te verplaatsen navigeer je naar Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken en bewerk je het boek door op het potloodje te klikken. 

Module Kas & Pas: Instellen van een aansprakelijke paseigenaar

Het is belangrijk om bij elke Spend Cloud Card een aansprakelijke paseigenaar in te stellen. Zo kan alleen de aansprakelijke paseigenaar online betalingen bevestigen via de app (zie meer informatie verderop in deze e-mail) en kan alleen de aansprakelijke paseigenaar betalen met Apple Pay (nog niet voor alle klanten beschikbaar). 

Voor het instellen van een aansprakelijke pasinstellingen navigeer je naar Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer en bewerk je de Spend Cloud Card door op het potloodje te klikken. Onderaan vind je het veld 'Aansprakelijke paseigenaar'. In Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer kun je in het overzicht in de kolom ‘Aansprakelijke paseigenaar’ snel terugzien bij welke pas nog geen medewerker is ingesteld.

Spend Cloud App 

Module Kas & Pas: Online betalingen met een Spend Cloud Card bevestigen via de app
Om een online betaling te kunnen doen met een Spend Cloud Card, moest per pas 3DS met SMS ingeschakeld staan. Nu kunnen online betalingen bevestigd worden via de Spend Cloud App in plaats van een code per SMS. Uiteindelijk komt 3DS met SMS geheel te vervallen. Meer informatie en een instructie voor de gebruiker is terug te vinden in de kennisbank

We hebben Kas & Pas-beheerders hierover op dinsdag 30 april een uitgebreide e-mail over gestuurd. Je kunt deze e-mail online teruglezen

Releasewebinar

Tijdens de webinar hebben we een aantal handige linkjes gedeeld. Deze vind je in dit overzicht:
  1. XML-veldindeling
  2. De online versie van de mail aan Kas en Pas gebruikers over het goedkeuren van betalingen
  3. Online betalingen bevestigen met de Spend Cloud app
  4. De evenementenkalender om je aan te melden voor onze volgende webinars

Antwoorden op vragen uit de releasewebinar


Periode -1 of +1 ten opzichte van de factuurdatum 
Normaal wordt de periode ingevuld op basis van de factuurdatum. Dus wanneer de factuurdatum 15-5-24 is dan zal de periode automatisch worden gezet op mei. Met deze instelling wordt automatisch +1 of -1 aan de periode toegevoegd.

Note: Wanneer deze instelling actief is, heeft de codeerder altijd nog de mogelijkheid om dit aan te passen. 

Relaties importeren
Het importeren van relaties heeft geen impact op deze setting. Het nieuwe veld waarbij dit wordt ingesteld staat namelijk niet in de import mapping, dus zal niet worden meegenomen tijdens de import. Wanneer je deze setting dus hebt geactiveerd bij de relatie zal deze actief blijven ondanks een nieuwe import. 

XML- en PDF-facturen
De periode toekenning wordt gedaan nadat de PDF-factuur door de zogeheten OCR herkenning gaat. De Spend Cloud herkent de factuurdatum, checkt of de instelling bij de relatie is geactiveerd en past dan de periode toe. Bij XML-facturen kijkt de Spend Cloud altijd eerst of de periode in de XML-factuur staat. Als deze inderdaad is gemapt, dan zal deze altijd leidend zijn. Is deze niet gemapt? Dan wordt de instelling van de periode bij de relatie gecontroleerd en zodoende toegepast. Lees hier meer hoe je een XML-veldindeling insteld.  

Boek op een andere organisatorische eenheid zetten
De vraag die wij tijdens de webinar niet konden behandelen ging over de mogelijkheden voor het aanpassen van de administratie ingesteld bij het boek. Dit is mogelijk, echter is dit niet aan te raden. Wanneer je de administratie bewerkt wordt het koppelen en ontkoppelen van stamgegevens en passen niet automatisch toegepast. Mocht het toch wenselijk zijn om de administratie aan te passen dan is het aan te raden om het boek op passief te zetten en een nieuw boek aan te maken. 

Vragen over de Spend Cloud Cards
Online betalingen moeten uit veiligheidsoverwegingen altijd worden goedgekeurd. Je hebt dan ook altijd een smartphone of tablet nodig om deze extra beveiliging goed te keuren. 

Iedere paseigenaar met toegang tot de pasgegevens kan deze beveiliging instellen. Je stelt dit in per pas op één telefoon. Dus als je inlogt op meerdere apparaten dan kan je alleen op het gekoppelde apparaat de betaling goedkeuren. In dit portal artikel kan je lezen hoe je dit het beste kunt instellen. Om een betaling goed te keuren is het essentieel dat er een paseigenaar is ingesteld. Dit doet je bij de pasinstellingen. Dit kan je ook voor bunq passen instellen, echter heeft dit alleen een administratieve functie. Bij de Spend Cloud Cards hangen hier ook functionaliteiten aan. Dit doen wij vooral ter controle en inzicht. Zo heb je altijd zicht op wie de betaling heeft goedgekeurd. De goedkeuring doen wij via de Spend Cloud app, omdat deze volledig is ingericht op de eindgebruiker. 

Een andere vraag die wij binnenkregen was  of we het coderen ook nog blijven ondersteunen in onze webversie. Ja, dit zal zeker het geval zijn. 

Voor vragen over de virtuele kaarten wil ik graag doorverwijzen naar onze webinar op 21 mei.

Alle webinars zijn om 10:30, maar kunnen ook in de Portal worden teruggevonden


    • Related Articles

    • Mei release 2023

      Taalinstellingen Per mei is de Spend Cloud niet meer beschikbaar in de talen Frans en Spaans. We hadden te weinig actieve gebruikers met deze taalinstellingen om dit te blijven ondersteunen. Je kunt de Spend Cloud vanaf deze maand in het Nederlands, ...
    • Mei release 2022

      Nieuw in de Spend Cloud Nieuw dashboardbericht Op het Spend Cloud dashboard staat een standaard bericht dat je verwijst naar instructies en handleidingen. Deze informatie is inmiddels verouderd en in weinig omgevingen wordt het bericht door ...
    • Releasenotes juni 2024

      Module Inkoop Dienstaanvragen aanmaken en versturen Binnenkort lanceren we een nieuwe functionaliteit in de Spend Cloud waarmee je eenvoudig dienstorders kunt aanmaken. Dit is ideaal voor bijvoorbeeld het inhuren van adviesbureaus, het aanvragen van ...
    • Releasenotes februari 2024

      Spend Cloud Webversie Verificatiestatus van saldo rekeningen In ons streven naar een betere gebruikerservaring in de Spend Cloud, hebben we een aanpassing doorgevoerd die jou als applicatiemanager inzicht geeft in de verificatiestatus van saldo ...
    • December release 2023

      Module Factuurverwerking - Andere PDF-weergave van facturen In het menu Coderen wordt bij een aantal klanten de PDF van de factuur nu op een andere manier getoond. Dit houdt concreet in dat de factuur vaak beter leesbaar is en dat alle pagina’s van ...