In dit artikel wordt beschreven wat wij zien als de Best practice inrichting voor de module Inkoop.
Het streven hierbij om zo min mogelijk applicatiebeheer te hebben, zo min mogelijk uitzonderingen en een zo hoog mogelijk succeskans bij het aanmaken, plaatsen en matchen van order.
Uitgangspunten in de inrichting volgens Best Practice
- Er wordt al gewerkt met de module Factuurverwerking en het best practice Factuurverwerkingsproces van factuur toevoegen tot exporteren
- Er wordt 1 leveranciersgroep genaamd 'Bestaande leveranciers' gebruikt en hieraan zijn alle leveranciers gekoppeld zodat elke aanvrager/besteller niet vastloopt bij het kiezen van een leverancier.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van inkoop Categorieën voor de indeling van de catalogus voor aanvragers om complexiteit van de inrichting te overzien gedurende de eerste fase van live gaan.
- Nieuwe leveranciers worden automatisch aangemaakt wanneer deze vanuit het financieel pakket bij de Spend Cloud worden aangeboden als relatie (= gelijk aan crediteurenlijst).
- Er wordt geen gebruik gemaakt van het intern assortiment omdat alle leverancier webshops via een OCI koppeling worden aangesloten en leveranciers zonder webshop via een handmatige orderaanvraag worden aangemaakt.
- De financiële codering (kostenplaats, grootboekrekening, etc.) is optioneel en hoeft niet verplicht ingevuld te worden, zodat gebruikers niet vastlopen bij het aanmaken van een inkooporder. De codering kan bij het matchen van de factuur aan de order nog gewijzigd/aangevuld worden door de crediteurenadministratie.
- Voor de top 100 crediteuren (op basis van aantal facturen) een analyse maken welke een OCI webshop hebben en voor de bovenste top 5 contact opnemen met de leverancier.
Organisatie, Rollen & Rechten
Indien er nog geen gebruik gemaakt wordt van functieprofielen worden voor alle factuurverwerking rol varianten een functieprofiel aangemaakt en al deze rollen bijgewerkt naar een rol op basis van een functieprofiel, waarbij er gebruik gemaakt wordt van standaard rechtenset Inkoop Aanvrager / Beoordelaar.
- De standaardwaarden bij de 'Mijn profiel' Inkoop instellingen van de orderaanvraag medewerkers worden als volgt ingesteld:
- Elke medewerker die een orderaanvraag voor één administratie doet heeft de betreffende administratie ingevuld.
- Elke medewerker die een orderaanvraag doet is zelf de ontvanger, bij 'Te ontvangen door' is de optie ' Medewerker' geselecteerd en de naam van de medewerker zelf ingevuld.
- Elke medewerker die een orderaanvraag doet is zelf de besteller, bij Te bestellen door' is de naam van de medewerker zelf ingevuld. Dit veld is alleen van toepassing als er geen e-mailadres bekend is bij de leverancier en de order niet automatisch verstuurd kan worden.
- Elke medewerker die maar één rol heeft om inkooporders aan te vragen heeft de betreffende organisatorische eenheid ingevuld.