Inkoop - Inrichting volgens Best Practice
In dit artikel wordt beschreven wat wij zien als de Best practice inrichting voor de module Inkoop.
Het streven hierbij om zo min mogelijk applicatiebeheer te hebben, zo min mogelijk uitzonderingen en een zo hoog mogelijk succeskans bij het aanmaken, plaatsen en matchen van order.
Uitgangspunten in de inrichting volgens Best Practice
- Er wordt al gewerkt met de module Factuurverwerking en het best practice Factuurverwerkingsproces van factuur toevoegen tot exporteren
- Er wordt 1 leveranciersgroep genaamd 'Bestaande leveranciers' gebruikt en hieraan zijn alle leveranciers gekoppeld zodat elke aanvrager/besteller niet vastloopt bij het kiezen van een leverancier.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van inkoop Categorieën voor de indeling van de catalogus voor aanvragers om complexiteit van de inrichting te overzien gedurende de eerste fase van live gaan.
- Nieuwe leveranciers worden automatisch aangemaakt wanneer deze vanuit het financieel pakket bij de Spend Cloud worden aangeboden als relatie (= gelijk aan crediteurenlijst).
- Er wordt geen gebruik gemaakt van het intern assortiment omdat alle leverancier webshops via een OCI koppeling worden aangesloten en leveranciers zonder webshop via een handmatige orderaanvraag worden aangemaakt.
- De financiële codering (kostenplaats, grootboekrekening, etc.) is optioneel en hoeft niet verplicht ingevuld te worden, zodat gebruikers niet vastlopen bij het aanmaken van een inkooporder. De codering kan bij het matchen van de factuur aan de order nog gewijzigd/aangevuld worden door de crediteurenadministratie.
- Voor de top 100 crediteuren (op basis van aantal facturen) een analyse maken welke een OCI webshop hebben en voor de bovenste top 5 contact opnemen met de leverancier.
Organisatie, Rollen & Rechten
Indien er nog geen gebruik gemaakt wordt van functieprofielen worden voor alle factuurverwerking rol varianten een functieprofiel aangemaakt en al deze rollen bijgewerkt naar een rol op basis van een functieprofiel, waarbij er gebruik gemaakt wordt van standaard rechtenset Inkoop Aanvrager / Beoordelaar.
Related Articles
Contractbeheer - Inrichting volgens Best Practice
In dit artikel wordt beschreven wat wij zien als de Best Practice inrichting voor de module Contractbeheer. Het streven hierbij om zo min mogelijk applicatiebeheer te hebben, zo min mogelijk uitzonderingen en een zo hoog mogelijk succeskans bij het ...
Kas & Pas - Inrichting volgens Best Practice
In dit artikel wordt beschreven wat wij zien als de Best practice inrichting voor de module Kas & Pas in combinatie met Spend Cloud Cards. Het streven hierbij om zo min mogelijk applicatiebeheer te hebben, zo min mogelijk uitzonderingen en een zo ...
Inkoop workflow
In de inkoopmodule kun je per functieprofiel bepalen bij welke leveranciers een besteller met dit functieprofiel mag bestellen en tot welk bedrag. Daarnaast kan voor bepaalde leveranciersgroepen aangegeven worden dat de bestelling aanvullend ...
Testscript inkoop
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...
Aanlevering Inkoop
Aanleversjabloon A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. IU_Procuratie Bepaal hier de procuratie bedragen die van toepassing zijn bij jullie organisatie. Voor meer info over het ...