Aanleversjabloon Kas & Pas

A_Administratie

Vul in dit tabblad het nummer en de naam in van de administratie(s) zoals ze in het financiële pakket staan.

A_Functieprofielen

Het gebruiken van functieprofielen zorgt ervoor dat je SpendCloud omgeving makkelijk is in beheer en zorgt ervoor dat je medewerkers alleen toegang krijgen tot de functies die ze nodig hebben en inzage in de boeken die ze mogen inzien. Voor meer info over functieprofielen klik hier

Zoals hierboven is bepaald kan een Teamleider een periode goedkeuren maar niet coderen en/of afsluiten. Daarvoor zijn in dit voorbeeld de Medewerkers verantwoordelijk. Verder hebben ze alleen toegang tot de pasboeken waartoe je ze toegang verleent en kun je per functieprofiel bepalen wat iemand wel/niet mag. Zoals bijvoorbeeld iDEAL betalingen uitvoeren. Voor meer informatie over het beheer van functieprofielen i.c.m. de module Kas&Pas klik hier.

A_Medewerkers

Vul in dit tabblad alle medewerkers die gebruik gaan maken van de SpendCloud. Als een medewerker hier niet tussen staat dan krijgen ze geen SpendCloud  account en kunnen ze niet inloggen in de SpendCloud.

P_Pasboeken_bunq

In dit tabblad vul je de gegevens in van het  Bunq-bankboek zoals ze in het financieel pakket staan en de gegevens voor de pasboeken die van het type memoriaal zijn. Verder bepaal je per pasboek wat de naam ervan wordt en koppel je ze aan de desbetreffende organisatorische eenheid (OE). Idealiter hebben de pasboeken en de OE’s dezelfde namen, zoals bijvoorbeeld: Pasboek “Finance” is gekoppeld aan OE Finance. De reden hier achter is, omdat je medewerkers aan OE’s koppelt. Als je dus aan een OE meerdere pasboeken koppelt dan hebben de medewerkers op die OE toegang tot alle gekoppelde pasboeken.     

Het veld administratie kun je verwijderen indien er sprake is van 1 administratie. 

Dit geldt ook voor de velden: Kasgelden, Uitgifteboeking, Voorschotten, Btw en Boeken op cliënt. Indien daar geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je deze kolommen verwijderen. Als laatste kun je nog bepalen of er op een Pasboek gebruik gemaakt mag worden van iDEAL en kun je een harde eis zetten op het maximale saldo wat op een boek aanwezig mag zijn. Voor meer informatie over de pasboeken en het proces klik hier.

KP_Beheer:

In dit tabblad bouw je je organisatie na. Als Organisatiestructuur kun je de kostenplaatsen aanhouden of afdelingen binnen je organisatie. Bij medewerker zet je dan de medewerker die daar werkt. En als laatste bij de kolom functieprofiel vul je dan de functie van die medewerker in. Daarmee heeft de medewerker een rol gekregen in de structuur. Bij Centrale beheerders-rollen vul je alle medewerkers in die verantwoordelijk zijn voor de administratie of het applicatiebeheer van de SpendCloud. Voor meer info over rollen klik hier.

Verder vul je in het veld Pasboek de pasboeken in die gekoppeld moeten worden aan de organisatorische eenheden (OE’s). Zoals te zien in dit voorbeeld is het Pasboek Financiën gekoppeld aan de OE Financiën en aan die OE hangen de medewerkers Koper, Roger en Roepers, Gerjan. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat die twee medewerkers alleen het Pasboek Financiën kunnen inzien en daaruit kunnen werken. Daarnaast heeft het functieprofiel (tabblad A_Functieprofielen) bepaald dat een Teamleider de periode kan beoordelen en dat een Medewerker de periode kan sluiten. Kortom, aan het einde van een periode zal in dit voorbeeld de Medewerker Roepers, Gerjan de boekingen moeten coderen en de periode moeten sluiten. Waarna de Teamleider Koper, Roger de boekingen kan af-/goedkeuren.  

Stamgegevens:

Indien er bij de implementatie sprake is van een webservice-koppeling of er wordt al gebruik gemaakt van een webservice-koppeling dan is het aanleveren van de volgende tabbladen onnodig:

• A_Grootboekrekening

• A_Kostenplaatsen

• A_Kostendragers

• A_Vrijveld1

• A_Vrijveld2

• A_Vrijveld3

KP_Kostensoorten:

Kostensoorten zijn hetzelfde als grootboekrekeningen. Het verschil zit hem in dat voor medewerkers die niet bekend zijn met grootboekrekeningen een kostensoort voor meer verduidelijking kan zorgen. Zo kun je een Kostensoort een generieke naam geven, zoals bijvoorbeeld “Schoonmaakmiddelen”. Die kostensoort is dan vervolgens onderwater gekoppeld aan het Grootboekrekening : “4420 - Schoonmaakmiddelen”. Daarnaast, kan je d.m.v. een extra Omschrijving het kostensoort extra verduidelijken door te zeggen: Schoonmaakmiddelen betreft: “Afwasmiddel, dweilen, keukenpapier”.

Zie de afbeelding hieronder ter ondersteuning.

Verder kun je bepalen wat voor een type boeking het Kostensoort betreft. Ons advies is om altijd voor het type Uitgaven & Inkomsten te gaan, want mocht je dan een terugstorting krijgen dan kan dat op hetzelfde Kostensoort. Mocht je gebruik maken van BTW dan kun je nog bepalen wat de Standaard BTW waarde moet zijn per Kostensoort, indien er geen gebruik wordt gemaakt van BTW dan kun je deze kolom verwijderen. Als laatste: Per Kostensoort bepaal je of een bijlage verplicht is ja/nee. In het voorbeeld hierboven, als je boodschappen gaat doen en je boekt die op 4400 Voeding (Kostensoort Dagelijkse boodschappen) dan moet je de bon (een bijlage) toevoegen. Anders kun je de boeking niet sluiten. Voor meer informatie over kostensoorten klik hier.

P_MCCcodes

Bij elke pintransactie met een bunq-pas staat in de bankomschrijving een viercijferige code, de MCC-code. ProActive kan deze viercijferige code herkennen en automatisch de kostensoort invullen op basis van deze code, zodat de boeking niet meer handmatig verwerkt hoeft te worden. Dit noemen we automatisch filteren. Alle transacties met eenzelfde MCC-code, worden standaard geboekt op de door u gekozen kostensoort, uitgaven bij de supermarkt komen bijvoorbeeld altijd op de kostensoort Dagelijkse Boodschappen (4400 Voeding). Wij adviseren daarom om de automatische filter te gebruiken als er per MCC-code 1 kostensoort mogelijk is. Voor meer informatie over MCC-codes en automatisch filteren klik hier.

A_BTW:

Vul in dit tabblad de BTW-codes zoals ze in het financieel pakket staan.

Mocht er gebruik worden gemaakt van BTW-pro rata. Vul dan in de kolom ernaast wat de grootboekrekening moet zijn voor het “Te vorderen” en “Aftedragen” BTW.

Voor meer info over BTW klik hier.

Stamgegevens zonder webservice koppeling:

Indien er sprake is van maar 1 administratie dan kun je de kolom Administratie verwijderen. 

A_Grootboekrekening

Vul in dit tabblad de Grootboekrekeningen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostenplaatsen

Vul in dit tabblad de Kostenplaatsen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostendragers

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostendragers vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld1

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld2

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld3

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.