Leveranciers importeren

Leveranciers importeren

Wanneer je met de Inkoop module werkt is het mogelijk om leveranciers te importeren. Dit kan op basis van een CSV bestand. In dit artikel leggen hoe je dit kunt inrichten.

Importdefinitie opstellen

In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je leveranciers importeren middels de 'Importeer leveranciers' knop. Voor je dit doet dien je een importdefinitie aan te maken, zodat de Spend Cloud weet welke informatie in welke velden in je bestand te vinden zijn. In het volgende artikel lees je hoe je een importdefinitie toevoegt: Importdefinities. Het is in het geval van een leveranciers import handig om de optie 'Deactiveer voor importeren' op Nee te laten zodat je gemakkelijk nieuwe leveranciers middels een CSV import kunt toevoegen zonder de oude daarin mee te nemen. Een uitzondering hierop is wanneer je leveranciers actief gaat onderhouden en wilt deactiveren middels een import.

Zie hieronder hoe je de veldindeling invult voor de importdefinitie specifiek voor leveranciers. Lees in het volgende artikel meer informatie over deze instellingen bij een leverancier en overige instellingen die je buiten de import om nog kunt instellen: Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens.

Administratie
Vul hier het nummer van de administratie in. Wil je de leverancier aan meerdere administraties koppelen, voeg dan een extra regel aan het bestand toe met dezelfde gegevens van de leverancier voor iedere administratie waar je de leverancier aan wilt koppelen.

Soort
Vul hier I voor interne leverancier in en E voor externe leverancier.

OCI
Vul hier 0 voor Nee in en 1 voor Ja. Houd er rekening mee dat 'Handmatige orderaanvraag toegestaan' en 'Order direct versturen' op 'Nee' dient te staan bij een OCI leverancier. Wanneer ten minste één van deze twee velden op Ja staat wordt OCI automatisch op 'Nee' gezet.

Handmatige orderaanvraag toegestaan
Vul hier 0 voor Nee in en 1 voor Ja. Als het een OCI-leverancier betreft vul je hier altijd 0 (Nee) in.

Order direct versturen
Vul hier 0 voor Nee in en 1 voor Ja. Als het een OCI-leverancier betreft vul je hier altijd 0 (Nee) in.

E-mailadres
Vul hier het e-mailadres van de leverancier in.

Ontvangsten registreren
Vul hier 0 voor Nee in, 1 voor Ja, en 2 voor Ja, orders boven een bepaald bedrag. Houd er bij de laatste optie rekening mee dat je in de Spend Cloud de leverancier nog dient aan te vullen met het bedrag waarboven ontvangst bij orders geregistreerd moet worden.

Automatisch goedkeuren factuurregels toestaan
Vul hier 0 voor Nee in en 1 voor Ja.

Voorbeeld importdefinitie en importbestand


Aandachtspunten

  1. Je kunt ook leveranciers automatisch aanmaken op basis van relaties die worden toegevoegd via een import. Dit maakt een aparte leveranciers import overbodig. Een beheerder kan dit inschakelen in de configuratie instellingen van je Spend Cloud omgeving. Dit betreft instelling 129 binnen de Inkoop config instellingen.
  2. Houd er zowel bij een aparte leveranciersimport als het toevoegen van leveranciers op basis van een relatie import rekening mee dat je mogelijk nog extra instellingen dient te verrijken bij een leverancier, zoals een standaard betalingsconditie of minimum bestelbedrag.
  3. Bij een OCI-leverancier dien je ook aanvullende gegevens in te vullen, zoals de externe koppeling en inloggegevens voor de webshop. Lees daarover meer in het volgende artikel: OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)



    • Related Articles

    • Leveranciers beoordelen

      In het menu Inkoop / Leveranciers staan de leveranciers die door de afdeling Inkoop beoordeeld dienen te worden. Dit zijn leveranciers die door medewerkers zijn aangevraagd om toe te voegen aan de Spend Cloud, omdat zij hier bestellingen willen ...

    • OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)

      OCI staat voor Open Catalog Interface. Vrij vertaald betekent dit: "Het beschikbaar stellen van het bestelproces bij een leverancier vanuit de eigen vertrouwde omgeving". Door middel van een OCI koppeling kun je via Spend Cloud naar de webshop van ...

    • Als besteller een leverancier toevoegen

      Het kan zijn dat jij een order wilt plaatsen bij een leverancier die je niet terug kan vinden op de Aanvragen-pagina. Als je binnen de Spend Cloud de juiste rechten hebt, kan je een nieuwe leverancier toevoegen. Nieuwe leverancier toevoegen Om een ...

    • Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

      Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...

    • Themawebinar gebruiksvriendelijk bestellen

      We hebben het weer precies binnen de tijd gered. In deze webinar laten we je alle instellingen zien om jullie Spend Cloud omgeving zo optimaal mogelijk in te stellen, zodat de besteller heel gebruiksvriendelijk kan bestellen. Relevante portal ...