Inkoopproces de besteller - van aanvraag tot ontvangst
Van aanvraag tot ontvangst
Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Inkoop in te richten. Afhankelijk van jouw eigen inkoopproces sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat de route afgebeeld van het indienen van een aanvraag tot het ontvangen van een bestelling welke in basis altijd dezelfde stappen doorloopt.
Het doen van een orderaanvraag begint met een behoefte. Deze behoefte ontstaat wanneer een product of dienst gewenst is welke moet worden ingekocht bij een beschikbare leverancier.
Binnen Spend Cloud kennen we dan ook een aantal mogelijkheden om een bestelling te doen:
- Een orderaanvraag starten via Aanvragen
Om een order aanvraag te starten zijn een viertal opties aanwezig binnen de Spend Cloud - Order via de webshop aanvragen en indienen
De leverancier heeft een webshop beschikbaar welke benaderd kan worden vanuit de Spend Cloud. - Orderaanvraag vanuit het assortiment en indienen
In de Spend Cloud is een assortiment ingericht. Vanuit het assortiment kan een keuze gemaakt worden uit beschikbare producten/diensten. - Order via de vrije regel aanvragen en indienen
Wanneer er geen webshop en/of voorgedefinieerd assortiment beschikbaar is, kan er gebruik worden gemaakt van de vrije regel. Je bent daarin vrij de producten/diensten te bestellen die nodig zijn. Je moet echter wel weten of de betreffende leverancier dit product/dienst ook aanbiedt en wat de indicatieve prijs van het product/dienst is - Simpele order met nieuwe leverancier aanvragen en indienen
Ook kunnen er in de Spend Cloud nieuwe leveranciers worden toegevoegd, waar direct een orderaanvraag aan wordt gekoppeld. De leverancier kan op basis van de KvK worden gekozen of handmatig worden ingevoerd. Voordat deze orders worden geplaatst bij de leverancier, wordt deze gevalideerd door de centrale inkoopafdeling.
Let op! Deze functionaliteit is alleen beschikbaar indien dit zo is ingericht. - Een orderaanvraag volgen (bij de fiatteur)
Afhankelijk van de inrichting in het procuratieschema wordt de order voor beoordeling aangeboden bij een fiatteur. Deze fiatteur krijgt daar een melding van in de Spend Cloud App en/of via de mail. Indien je als besteller de indruk hebt dat de order te lang 'blijft liggen' kun je de functionaliteit mening vragen gebruiken om de fiatteur te bevragen. De order doorloopt verschillende statussen in de Spend Cloud en als besteller wil je de order niet uit het oog verliezen. Je kunt de status van deze orders monitoren via het inkoop-archief. In het archief is een verzameling van orders terug te vinden, afhankelijk van de verkregen rechten. Je ziet minimaal de aanvragen die je zelf hebt gestart en/of een actie op uit hebt gevoerd. - Een orderaanvraag plaatsen
Wanneer de order volledig is goedgekeurd door de fiatteur of wanneer je zelf voldoende bestelbevoegdheden hebt, wordt de order bij de leverancier aangeboden/bevestigd. We noemen dit het plaatsen van de orderaanvraag. De aanvraag wordt hierbij automatisch een verplichting.
Het plaatsen van de order gebeurt automatisch, echter in sommige gevallen kan er een foutmelding optreden. Dit kan te maken hebben met een storing in de koppeling tussen leverancier en Spend Cloud, maar kan ook te maken hebben met inrichting. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een mailadres op de leverancier. In dit geval, wordt bij de orderaanvraag bevraagd wie de order moet plaatsen. Het advies is om hier jezelf als standaard waarde op te voeren, je houdt hierdoor grip op de bestelling. - Een orderaanvraag ontvangen
Het uiteindelijke doel van de bestelling is natuurlijk de levering van het product/dienst. Afhankelijk van de instellingen op de leverancier is het gebruikelijk dat de ontvangstregistratie ook binnen Spend Cloud wordt uitgevoerd. Bij deze ontvangstregistratie wordt aangegeven welke producten/diensten geleverd zijn en wat men nog verwacht. In sommige gevallen kan de financiële afhandeling pas plaatsvinden wanneer deze registratie is uitgevoerd. Hiermee creëren we een bevestiging van de order en levering voordat de betaling wordt uitgevoerd.
Om deze actie niet als obstakel te ervaren, maar als voorwaarde voor betaling is de ontvangstregistratie ook mogelijk via de Spend Cloud App. - Een order wijzigen of annuleren en/of ontvangsten terugdraaien
In sommige gevallen ben je als besteller te snel geweest met het updaten van de status van de order. Om alle openstaande orders terug te vinden kun je navigeren naar het menu onderdeel Orders. Vanuit dit menuonderdeel kun je vaak de status nog aanpassen/terugdraaien. Denk bijvoorbeeld aan afgekeurde orders, een order annuleren, de ontvangst terugdraaien en nog meer acties afhankelijk van de verkregen rechten. - Mijn favorieten orderaanvraag
Nu je weet hoe je het beste een aanvraag kunt doen, monitoren, aanpassen, annuleren of als ontvangen registreren hebben we nog een aantal tips om de aanvraag te versimpelen/versnellen.
Bij het doen van aanvragen is het mogelijk om producten/diensten of complete orders te markeren als favoriet. Deze worden dan beschikbaar om 'snel' te bestellen.
Sommige organisaties kennen vele afleveradressen, waarbij het niet wenselijk is ze allemaal te zien. Dit kan ingesteld worden in 'mijn profiel'.
Related Articles
Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?
Het kan voorkomen dat een besteller niet de gewenste leverancier kan selecteren bij het maken van een bestelling. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat je kunt controleren en tot slot wat je kan doen om dit op te lossen. Controle-stappen ...Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen
Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens ...Nog niet ingediende orders terugzien: orders in de winkelwagen van de besteller
Je kunt als applicatiebeheerder / medewerker van de inkoopafdeling nog niet ingediende orders terugzien. Dat zijn orders die nog in de winkelwagen van de besteller staan. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer de besteller contact met jou opneemt om een ...De ontvangst van een order registreren in de app
Na het inloggen in de app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je voor alle modules die jouw organisatie gebruikt, de openstaande acties zien. Door in het ‘Snel naar’ menu op ‘Ontvangsten’ te tikken kom je bij een ...