Kas & Pas - van aanvraag rekening tot ingebruikname passen

Kas & Pas - van aanvraag rekening tot ingebruikname passen

Kas & Pas - Het proces van A tot Z
In dit artikel volgt een stapsgewijze, beknopte, beschrijving ter ondersteuning bij het in gebruik nemen van de module Kas & Pas: vanaf het openen van een rekening tot het verantwoorden van de uitgave. Binnen deze beschrijving wordt direct verwezen naar de belangrijkste artikelen in de Spend Cloud Portal, die per onderdeel meer specifieke informatie bieden.

Indien je vooral op zoek bent naar artikelen over het gebruik van de passen, kan worden gekeken naar de Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke).

1. Openen (saldo)rekening

De eerste stap om de betaalpassen te kunnen aanvragen is het openen van een rekening. Dit kan een rekening zijn via Visma | ProActive voor het gebruik van de Spend Cloud Cards of een rekening bij bunq voor het gebruik van hun betaalkaarten. Nadat de rekening succesvol is geopend kan het proces binnen de Spend Cloud verder in gang worden gezet.
Om de aanvraag van een saldorekening in gang te zetten navigeer je naar Applicatiebeheer > Kas&Pas > Saldorekeningen

2. Passen aanvragen en de saldorekening aanvullen

Passen kunnen worden aangevraagd via Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer en dan de knop 'Vraag nieuwe pas aan'. Meer specifieke informatie kan worden gevonden via het volgende artikel: Een nieuwe pas aanvragen
 
Om uitgaven te kunnen doen, moet er uiteraard geld op de rekening staan. In het geval van de Spend Cloud Cards dient het bedrag over te worden gemaakt naar NL34ADYB2017500012 vanaf het bankrekeningnummer dat bij de aanmelding is doorgegeven. Meer informatie in dit artikel Hoe vul ik de saldorekening van de Spend Cloud Cards aan?
 
Als er gebruik wordt gemaakt van bunq, kan er vanaf elke bankrekening geld worden overgemaakt naar de nieuw geopende bankrekening. 

3. Passen koppelen en activeren

Na het aanvragen van de passen zal elke pas aan een pasboek moeten worden gekoppeld. Daardoor komen de gedane uitgaven in het juiste pasboek terecht. Dit doe je in het Spend Cloud onderdeel Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Bij het bewerken van een boek kan de gewenste pas worden gekoppeld. Voor het bewerken en/of aanmaken van nieuwe boeken vind je meer informatie in het onderstaand artikel.

Indien er een pas is aangevraagd voor een nog niet bestaand pasboek, zal er ook een nieuw pasboek moeten worden aangemaakt. In het artikel Een boek aanmaken vind je hierover meer informatie.

Zodra de passen zijn ontvangen zullen deze moeten worden geactiveerd. Dit doe je in het onderdeel Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer; door op de 3 puntjes aan het eind van de regel te klikken kan een pas worden geactiveerd.

In dit artikel staat gedetailleerd beschreven hoe de passen kunnen worden geactiveerd en gekoppeld: Een Spend Cloud Card activeren en koppelen aan een pasboek

4. Pasboek voorzien van saldo

Zodra de binnengekomen passen zijn gekoppeld en er geld op de rekening staat, ben je bijna klaar om uitgaven te gaan doen. Per pasboek moet echter nog een bestedingsruimte worden toegekend.

Via het onderdeel Kas & Pas > Opladen (dus niet via het Applicatiebeheer) heb je de mogelijkheid elk boek van een saldo te voorzien. Er kan eenmalig een bepaalde bestedingsruimte worden toegekend of structureel (elke dag opladen tot een bepaald bedrag, of iedere week bijvoorbeeld).

In het artikel Een pasboek van saldo voorzien (opladen) vind je meer informatie over de verschillende mogelijkheden om de pasboeken van saldo te voorzien.

5. Eerste betaling met de pas

Om uitgaven te kunnen doen moet de eerste keer fysiek worden gepind. Daarbij moet de pincode worden ingetypt. Na deze eerste uitgave kan er ook contactloos worden betaald.

De pincode kan worden gevonden door de pas op te zoeken via Kas & Pas / Passen (voor de pasmedewerkers) of Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer (voor applicatiebeheerders) en vervolgens bij de pas op Pincode tonen/wijzigen te klikken. In dit artikel vind je meer informatie over het inzien/wijzigen van een pincode.

6. Online betalingen

Spend Cloud Cards
Om online betalingen te doen met de Spend Cloud Cards, moet online betalingen geactiveerd worden in de app. In het artikel Online betalingen bevestigen met een Spend Cloud Card vind je hierover meer informatie. Na het instellen van online betalingen in de app kan de online uitgave worden gedaan, zie hiervoor Online betalen met een Spend Cloud Card.

Bunq
Om online betalingen te doen met bunq, kan er gebruik worden gemaakt van iDeal. In het artikel iDeal betalingen doen in de app staat beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Hiervoor is de Spend Cloud App dus altijd benodigd; onder het volgende kopje volgt meer info over het installeren en gebruiken van de Spend Cloud App. 

7. Spend Cloud App

Voor de Kas & Pas-module is de Spend Cloud App voor eindgebruikers onmisbaar. Op deze overzichtspagina kunnen alle artikelen worden teruggevonden over de mogelijkheden binnen de app met betrekking tot de module Kas & Pas.
 
Allereerst moet de app worden gedownload:
  1. iOS (Apple)
  2. Android
Vervolgens kan de gebruiker inloggen om de uitgave te verantwoorden, een iDeal-betaling te doen of om periodes worden af te sluiten/te beoordelen.

    • Related Articles

    • Een Spend Cloud Card activeren en koppelen aan een pasboek

      Als jouw aangevraagde Spend Cloud Cards zijn binnengekomen, dienen deze te worden geactiveerd en gekoppeld aan een pasboek, alvorens deze gebruikt kunnen worden. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt doen. Spend Cloud Card activeren ...

    • Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards

      Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...

    • Een bunq pas activeren en koppelen aan een pasboek

      Na het aanvragen van een bunq pas, ontvang je binnen twee weken een brief met de aangevraagde pas. Als in jouw omgeving Spend Cloud Cards worden gebruikt in plaats van bunq-passen, lees dan hier meer over het activeren van deze passen. De pas ...

    • Een pasboek van saldo voorzien (opladen)

      Vanuit het menu-onderdeel Opladen kun je pasboeken van saldo voorzien. Je vindt hier ook alle geplande oplaadopdrachten. Je ziet dit menu, mits deze is toegevoegd aan je rechtenset, onder Kas & Pas / Opladen. De volgende informatie is van toepassing ...

    • Wat kun je met de module Kas & Pas?

      Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...