Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?

Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?

Het kan voorkomen dat een besteller niet de gewenste leverancier kan selecteren bij het maken van een bestelling. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat je kunt controleren en  tot slot wat je kan doen om dit op te lossen.

Controle-stappen 

Onderaan deze 7 stappen vindt je een korte samenvatting van alle zaken die gecontroleerd dienen te worden.

We gaan er in dit artikel van uit dat de gebruiker een rol heeft met bestelbevoegdheid. Als je twijfelt of de gebruiker een rol heeft kun je dit controleren via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen.

1. Voor welke organisatorische eenheid wilt de medewerker een bestelling doen?
Het is belangrijk om als eerst na te gaan voor welke organisatorische eenheid de besteller een order wilt plaatsen. Zo weet je welke rol je dient te controleren. 

Rollenoverzicht


2. Bekijk welke leveranciersgroepen zijn gekoppeld aan de rol en controleer of de leverancier is gekoppeld aan één van de leveranciersgroepen uit de rol.
Allereerst navigeer je naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Vul links in de filters de naam van de medewerker en organisatorische eenheid in en klik op Selecteren. Je ziet nu de rol(len) die de gebruiker heeft op deze organisatorische eenheid. Open de rol door je muis erover te bewegen en op het loepje (weergeven) te klikken. Controleer de volgende instellingen onder het kopje Inkoop:

2.A Orderaanvragen samenstellen: Ja
Als deze instelling op Nee staat mag de gebruiker geen bestellingen plaatsen.

2. B Handmatige orderaanvraag maken: Ja/Nee
Als de gebruiker een bestelling wilt plaatsen bij een leverancier waarbij een handmatige orderaanvraag aangemaakt kan worden dient deze instelling op Ja te staan. Als de gebruiker een bestelling bij een OCI-leverancier wilt plaaten óf een bestelling vanuit het intern assortiment is deze instelling niet van toepassing.

2. C Leveranciersgroepen
Hier zie je aan welke leveranciersgroepen de besteller middels deze rol is gekoppeld. Het is belangrijk deze te onthouden. Tip: Open de volgende stap in een nieuw tabblad zodat je snel de leveranciersgroepen die aan de rol gekoppeld zijn kunt bekijken.

Rolinstellingen


3. Controleer aan welke leveranciersgroep(en) de leverancier is gekoppeld
Navigeer naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers. Zoek de betreffende leverancier op, klik rechts van de leverancier op de drie puntjes en vervolgens op 'Leveranciersgroep koppelen'. In dit overzicht zie je aan welke groepen de leverancier is gekoppeld. Vergelijk dit met de leveranciersgroepen in de rol van de gebruiker en koppel waar nodig deze leverancier aan nieuwe leveranciersgroepen. Klik tot slot op 'Opslaan'. Ziet de gebruiker nog steeds de leverancier niet? Ga dan naar de volgende stap.
Leverancier aan leveranciersgroepen koppelen
 
Gekoppelde leveranciersgroepen

4. Ga na wat voor type bestelling er geplaatst dient te worden
Afhankelijk van het type bestelling zijn er verschillende zaken die gecontroleerd moeten worden. Betreft het een bestelling vanuit het interne assortiment? Ga dan naar stap 5. Betreft het een handmatige orderaanvraag? Sla dan stap 5 over en ga direct naar stap 6. Betreft het een leverancier waar een OCI-koppeling mee is? Sla stap 5 en 6 over en ga direct door naar stap 7.

5. Bestelling vanuit het interne assortiment: Controleer of er artikelen beschikbaar zijn
Ga naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Assortiment. Controleer of er assortimentsartikelen beschikbaar zijn door op deze leverancier te zoeken. Zet voor je op Selecteren klikt de weergave op 'Alle'. Zie je passieve artikelen? Bewerk deze dan en zet ze op actief. Zie je geen artikelen? Voeg deze dan toe of importeer een assortiment. In dit artikel lees je meer over het menu-onderdeel Assortiment.

Assortiment toevoegen


6. Handmatige orderaanvraag: Controleer de instellingen van de leverancier
Ga terug naar het overzicht van het Leveranciers menu en open de leverancier. Controleer de volgende instelling:

6. A Handmatige orderaanvraag toegestaan: Ja/Nee
Staat deze instelling op Nee, en wilt de gebruiker een handmatige orderaanvraag doen? Dan dient deze instelling op Ja gezet te worden. Wilt de medewerker een bestelling doen vanuit het intern assortiment? Ga dan terug naar stap 4. Betreft het een leverancier waar een OCI-koppeling mee is? Dan kan deze instelling niet worden bewerkt. Dit controleer door je naar beneden te scrollen en onder geavanceerde instellingen te kijken, de instelling 'OCI' staat dan waarschijnlijk op Ja. Als dit terecht een OCI leverancier betreft, ga dan naar de volgende stap.
Instellingen handmatige orderaanvraag


7. Bestellen bij een OCI-leverancier: 

7.A Controleer de OCI instelling bij de leverancier
Open de leverancier vanuit het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers middels het loepje (weergeven. Scroll naar beneden en klap de geavanceerde instellingen uit, controleer of de instelling 'OCI' op 'Ja' staat. Is deze instelling uitgegrijsd of is de instelling niet zichtbaar? Controleer dan of de instellingen 'Handmatige orderaanvraag toegestaan' én 'Order direct versturen' op 'Ja' staan en zet deze op 'Nee' door de leverancier te bewerken. Na deze wijziging kun je de instelling 'OCI' bewerken.
Instellingen OCI leverancier

7.B Controleer de instelling 'Koppeling specificeren per'
Staat deze op Adres? Controleer dan de externe koppelingen. Scroll een stukje naar beneden, hier zie je alle afleveradressen waar een koppeling voor is ingesteld. Ga vervolgens bij de besteller na welke afleveradressen in het profiel staan gekoppeld. Dit kan de gebruiker controleren door in diens Spend Cloud profiel rechtsboven op de naam te klikken en vervolgens op 'Mijn profiel'. Onder het kopje Inkoop staan de afleveradressen die de gebruiker kan zien bij het bestellen. Staat ten minste één van de afleveradressen die bij leverancier als externe koppeling is ingesteld niet aangevinkt in de profielinstellingen van de gebruiker? Adviseer de gebruiker dan één van deze afleveradressen aan te vinken.

Moet de gebruiker voor een specifiek afleveradres bestellen die niet bestaat bij deze leverancier? Klik dan bij de leveranciersinstellingen bij Externe koppelingen op het plusje (toevoegen) en voeg het afleveradres toe. Ga bij de leverancier na of en welke inloggegevens er gebruikt dienen te worden voor dit afleveradres.

Koppelingen per afleveradres

Afleveradressen in het profiel van de medewerker

Samenvatting

  1. Controleer de rol van de gebruiker via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen.
  2. Controleer in de rol of 'Orderaanvragen samenstellen' op Ja staat, indien het om een handmatige orderaanvraag gaat controleer je ook of 'Handmatige orderaanvragen maken' op Ja staat. Controleer tot slot welke leveranciersgroepen gekoppeld zijn aan de rol van de gebruiker.
  3. Controleer in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leverancier middels de drie puntjes aan welke leveranciersgroep(en) de leverancier is gekoppeld, vergelijk deze met de groepen gekoppeld aan de rol van de gebruiker en voer hier aanpassingen door waar nodig.
  4. Ga na wat voor type bestelling het betreft: Een bestelling vanuit het interne assortiment (5), een handmatige orderaanvraag (6) of een bestelling bij een OCI-leverancier (7).
  5. Als het om een bestelling vanuit het interne assortiment gaat controleer je of in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Assortiment of er artikelen beschikbaar zijn voor deze leverancier en voeg deze eventueel toe.
  6. Als het een handmatige orderaanvraag betreft controleer je bij de leverancier of 'Handmatige orderaanvraag' op 'Ja' staat en pas deze indien nodig aan. Kan je de instelling niet wijzigen? Dan staat waarschijnlijk de instelling 'OCI' onder geavanceerde instellingen op Ja.
  7. Als het een leverancier betreft waar een OCI koppeling mee is controleer je of de 'OCI' instelling bij de leverancier op ja staat. Kan je de instelling niet bewerken? Dan komt dit omdat de instelling 'Handmatige orderaanvraag' en/of 'Order direct versturen' op Ja staan. Zijn er koppelingen per afleveradres? Controleer of het afleveradres waarvoor de medewerker dient te bestellen als externe koppeling onder deze leverancier staat, én controleer samen met de medewerker of het afleveradres is aangevinkt in de profielinstellingen van de gebruiker. Bestaat het afleveradres nog niet als externe koppeling bij deze leverancier? Voeg deze dan toe.

    • Related Articles

    • Als besteller een leverancier toevoegen

      Het kan zijn dat jij een order wilt plaatsen bij een leverancier die je niet terug kan vinden op de Aanvragen-pagina. Als je binnen de Spend Cloud de juiste rechten hebt, kan je een nieuwe leverancier toevoegen. Nieuwe leverancier toevoegen Om een ...

    • Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

      Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...

    • Een nieuwe leveranciersgroep toevoegen en koppelen

      Een leveranciersgroep is een bundeling van leveranciers. Leveranciersgroepen zijn belangrijk voor de bepaling van welke medewerker bij welke leverancier mag bestellen en wie de order eventueel beoordeelt. Dit vindt namelijk altijd plaats op basis van ...

    • PDF order instellingen

      Bij de instellingen van de administratie kun je voor de PDF order een aantal instellingen naar voorkeur aanpassen. Je kunt deze instellingen aanpassen door naar Applicatiebeheer > Algemeen > Administraties te gaan en de administratie te bewerken via ...

    • Aanvullende kosten instellen bij een leverancier

      Je kunt per leverancier aanvullende kosten instellen. Wanneer je aanvullende kosten instelt, worden deze kosten automatisch toegevoegd aan de gemaakte order. Dit is handig als de leverancier bijvoorbeeld vaste bezorgkosten hanteert. Bij ...