Waar dien ik rekening mee te houden bij een jaarovergang?
Wanneer het einde van een jaar in zicht is, brengt dat ons bij een aantal zaken waar we je vóór de jaarwisseling vast op willen wijzen. Bekijk hier voor onderstaande tips en de Themawebinar Eindejaarstips.
Eindejaarstips
Automatisch verwerken van e-mails
In het Applicatiebeheer van Factuurverwerking kun je instellen dat e-mails die in de postbus komen, automatisch worden verwerkt. Het jaar waarin de e-mail binnenkomt, wordt automatisch toegekend aan de factuur. Deze jaartoekenning heeft geen invloed op de boekingen en wordt enkel gebruikt in de boekstuknummer-toekenning. Om te voorkomen dat facturen het verkeerde jaar toegewezen krijgen, kun je het automatisch verwerken van e-mails tijdelijk deactiveren.
Dit doe je door in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Postbus, de checkbox aan het begin van de regels waarvan je niet wilt dat de e-mails automatisch worden verwerkt, aan te vinken. Vervolgens kun je bovenaan klikken op ‘Deactiveer meerdere’. Wanneer je ze later wilt heractiveren selecteer je in de filters aan de linkerkant van het scherm "passief", selecteer vervolgens alle passieve regels en heractiveer deze middels de knop bovenaan de pagina.
Boekstuknummerreeks
Alléén als je tegen het eind van je boekstuknummerreeks aanloopt adviseren we je tijdig bij onze Supportafdeling aan te geven dat je de boekstuknummering van digitaal ontvangen facturen wilt laten wijzigen voor het aankomende jaar.
Gat in de boekstuknummerreeks
Het kan zijn dat er in het financieel pakket een gat is ontstaan in de boekstuknummerreeks. Dit kan vanuit de Spend Cloud zijn veroorzaakt door:
- De factuur is nog niet goedgekeurd en/of geëxporteerd. Deze factuur zal nog in het financieel pakket terecht komen, maar zorgt tijdelijk voor een gat in de reeks. Dit is te controleren door in het Archief een selectie te maken op alle factuurstatussen behalve de status 'Geëxporteerd' en indien de betaalstatus wordt opgehaald de status 'Betaald'
- De factuur is definitief afgekeurd. Deze factuur zal niet geëxporteerd worden en zorgt altijd voor een gat in de reeks in het financieel pakket. Dit is te controleren door in het Archief een selectie te maken op de status 'Definitief afgekeurd'
- Daarnaast kan het zijn dat er in het menuonderdeel Coderen een foutieve factuur is verwijderd. De boekstuknummers van verwijderde facturen vind je terug in het menuonderdeel Coderen via de knop 'Controle boekstuknummers'. Hier kan je per administratie en boekjaar de missende boekstuknummers op basis van verwijderde facturen terugvinden
Contracten/facturen handmatig toevoegen
Bij het toevoegen van nieuwe facturen en contracten wordt het jaar automatisch ingevuld. Mocht je in het nieuwe jaar nog facturen of contracten van het vorige jaar willen toevoegen, vergeet dan niet het jaar aan te passen naar het oude jaartal.
Voor contracten waar prijswijzigingen op van toepassing zijn moeten deze voor de start van de prijswijziging worden doorgevoerd. Als een prijswijziging in het nieuwe jaar op 1 januari ingaat, moet de prijswijziging dus voor die datum reeds in de Spend Cloud verwerkt zijn.
Accountantscontrole
Doorgaans vindt na het afsluiten van het jaar een controle door de accountant plaats. Deze heeft voor een audit controle verschillende gegevens nodig. Hieronder lichten we toe welke gegevens er vaak gevraagd worden en hoe je die kunt opvragen.
Audit-bestand
Via het menu-onderdeel Analyse / Audit kun je een auditbestand genereren met de volgende bestanden: Rol geschiedenis, Goedkeuring facturen, Goedkeuring inkooporders en Kas & Pas saldi. Lees meer over hoe je een audit-bestand genereert in het volgende artikel: Audit-informatie genereren
Procuratieschema
Een actueel overzicht van het beoordelingsschema met bijbehorende procuratie genereer je via het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Selecteer in de filters aan de linkerkant de module waarvoor je dit wilt genereren. Om het bestand niet te groot te maken adviseren we dit per module te doen. Wanneer je hier de volgende modules selecteert krijg je een overzicht van;
- Factuurverwerking - De procuratie van de rol van de gebruiker op de organisatorische eenheid waar die een rol op heeft;
- Inkoop - De proucratie van de rol van de gebruiker per leveranciersgroep op de organisatorische eenheid waar die een rol op heeft;
- Kas & Pas - Of de gebruiker gemachtigd is periodes af te sluiten van de boeken die gekoppeld zijn aan diens rol via de organisatorische eenheid
Wachtwoordinstellingen
Vaak wordt er ook gevraagd om het wachtwoordbeleid van de applicatie. Het wachtwoordbeleid van je Spend Cloud omgeving is terug te vinden binnen de configuratie instellingen. Deze vind je binnen het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Configinstellingen / Algemeen. Heb je geen toegang tot dit onderdeel? Schakel dit dan in binnen de rechten waar jou rol op is gebaseerd, of vraag een beheerder van jou organisatie dit voor je te doen. Je kunt de instellingen hier bekijken, indien gewenst wijzigen en een printscreen maken die je kan aanleveren bij je accountant.
Releasenotes
In de Spend Cloud vind je in het menu onder je naam rechtsboven de releasenotes. Uitgebreide informatie over de releases lees je in de Kennisbank: Spend Cloud nieuws
Overige verklaringen
- ISAE 3402 Type 2 verklaring - Via het e-mailadres privacy@proactive.nl kun je onze ISAE 3402 Type 2 verklaring opvragen. Doorgaans is deze vanaf april van het vorige jaar beschikbaar. Je kunt rond de jaarwisseling alvast een e-mail sturen naar bovengenoemd e-mailadres, je naam wordt dan op een lijst gezet en je ontvangt de verklaring zodra deze beschikbaar is.
- Verwerkersovereenkomst - Deze is terug te vinden op onze algemene website: https://proactive-software.com/nl/verwerkersovereenkomst-dpa/
- Service Level Agreement - Onze SLA, ook wel service- en supportvoorwaarden genoemd, zijn ook te vinden op onze algemene website: https://proactive-software.com/nl/service-en-supportvoorwaarden/
Wijzigingen in de organisatorische structuur, rollenschema of financieel pakket van je organisatie
Gaan er in het nieuwe jaar grote wijzigingen plaatsvinden in je organisatie, zoals in de structuur, rollenschema of gaan jullie overstappen op een ander financieel pakket? Dan heb je bij het doorvoeren van de wijzigingen in je Spend Cloud omgeving mogelijk hulp nodig. Wanneer je gaat overstappen naar een ander financieel pakket, neem dan zo snel mogelijk contact op met je Visma | ProActive accountmanager. Lees hier meer informatie: Overstap financieel pakket
Voor hulp bij andere organisatorische wijzigingen kun je direct een consultant inschakelen, voor meer informatie lees je het volgende artikel: Extra consultancy diensten.
Wil je alles eens op je gemak bekijken? Kijk dan vooral naar onze themawebinar waarin we deze eindejaarstips met jou delen: Themawebinar: Eindejaarstips - Tips voor een soepele jaarovergang
Related Articles
Hoe kom ik aan de ISAE 3402 Type || verklaring van Visma | ProActive?
De accountant heeft voor de controle verschillende gegevens nodig. Bijvoorbeeld de ISAE 3402 Type II verklaring van Visma | ProActive. Via het e-mailadres privacy@proactive.nl kun je onze ISAE 3402 Type 2 verklaring opvragen. Wij beschikken meestal ...Hoe kom ik aan de Service Level Agreement (SLA) van Visma | ProActive?
De accountant heeft voor controles verschillende gegevens nodig. In dit artikel informeren we je waar je bepaalde documentatie kan terugvinden of kan opvragen. Service Level Agreement (SLA) De Service- en Supportvoorwaarden vind je hier: ...Waar kan ik zien of Spend Cloud een storing heeft?
Helaas komt het soms voor dat we last hebben van een storing in ons systeem. Via aankondigingen hier in de portal, houden we je in een dergelijke situatie op de hoogte over het probleem en geven we een indicatie van de oplostijden. Je kunt je ...Traagheid in de Spend Cloud, wat kan ik doen?
Als je traagheid in de Spend Cloud ervaart, dan is het begrijpelijk dat dit erg vervelend is. In dit artikel leggen we uit wat je zelf kunt doen en wat wij doen om dit te verhelpen. Wat kan ik doen om traagheid te voorkomen? Inkooporders opschonen ...Hulp bij het gebruiken van de Spend Cloud
Om ervoor te zorgen dat iedereen op de best mogelijk manier gebruik kan maken van de Spend Cloud, ondersteunen we gebruikers waar we kunnen. Denk hierbij aan instructies, (uitgebreide) handleidingen, tips en trainingen. In de Kennisbank van de Spend ...