Wanneer het einde van een jaar in zicht is, brengt dat ons bij een aantal zaken waar we je vóór de jaarwisseling vast op willen wijzen. Bekijk hier voor onderstaande tips en de
Themawebinar Eindejaarstips.
Eindejaarstips
Automatisch verwerken van e-mails
In het Applicatiebeheer van Factuurverwerking kun je instellen dat e-mails die in de postbus komen, automatisch worden verwerkt. Het jaar waarin de e-mail binnenkomt, wordt automatisch toegekend aan de factuur. Deze jaartoekenning heeft geen invloed op de boekingen en wordt enkel gebruikt in de boekstuknummer-toekenning. Om te voorkomen dat facturen het verkeerde jaar toegewezen krijgen, kun je het automatisch verwerken van e-mails tijdelijk deactiveren.
Dit doe je door in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Postbus, de checkbox aan het begin van de regels waarvan je niet wilt dat de e-mails automatisch worden verwerkt, aan te vinken. Vervolgens kun je bovenaan klikken op ‘Deactiveer meerdere’.
Boekstuknummerreeks
Alléén als je tegen het eind van je boekstuknummerreeks aanloopt adviseren we je tijdig bij onze Supportafdeling aan te geven dat je de boekstuknummering van digitaal ontvangen facturen wilt laten wijzigen voor het aankomende jaar.
Gat in de boekstuknummerreeks
Het kan zijn dat er in het financieel pakket een gat is ontstaan in de boekstuknummerreeks. Dit kan vanuit de Spend Cloud zijn veroorzaakt door:
- De factuur is nog niet goedgekeurd en/of geëxporteerd. Deze factuur zal nog in het financieel pakket terecht komen, maar zorgt tijdelijk voor een gat in de reeks. Dit is te controleren door in het Archief een selectie te maken op alle factuurstatussen behalve de status 'Geëxporteerd' en indien de betaalstatus wordt opgehaald de status 'Betaald'
- De factuur is definitief afgekeurd. Deze factuur zal niet geëxporteerd worden en zorgt altijd voor een gat in de reeks in het financieel pakket. Dit is te controleren door in het Archief een selectie te maken op de status 'Definitief afgekeurd'
- Daarnaast kan het zijn dat er in het menuonderdeel Coderen een foutieve factuur is verwijderd. De boekstuknummers van verwijderde facturen vind je terug in het menuonderdeel Coderen via de knop 'Controle boekstuknummers'. Hier kan je per administratie en boekjaar de missende boekstuknummers op basis van verwijderde facturen terugvinden
Contracten/facturen toevoegen
Bij het toevoegen van nieuwe facturen en contracten wordt het jaar automatisch ingevuld. Mocht je in het nieuwe jaar nog facturen of contracten van 20XX willen toevoegen, vergeet dan niet het jaar aan te passen naar 20XX.
Voor contracten waar prijswijzigingen op van toepassing zijn moeten deze voor de start van de prijswijziging worden doorgevoerd. Als een prijswijziging op 1 januari 2022 ingaat, moet de prijswijziging dus voor die datum reeds in de Spend Cloud verwerkt zijn.
Accountantscontrole
De accountant heeft voor een
audit controle verschillende gegevens nodig. Via het e-mailadres
privacy@proactive.nl kun je onze ISAE 3402 Type 2 verklaring opvragen. Andere gegevens zijn terug te vinden in de Spend Cloud zelf zoals het
Audit rapport en het rollen overzicht. Vaak wordt er ook gevraagd om het
wachtwoordbeleid van de applicatie.
Het wachtwoordbeleid van je Spend Cloud omgeving is terug te vinden binnen de configuratie instellingen. Deze vind je binnen het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Configinstellingen / Algemeen. Heb je geen toegang tot dit onderdeel? Schakel dit dan in binnen de rechten waar jou rol op is gebaseerd, of vraag een beheerder van jou organisatie dit voor je te doen. Je kunt de instellingen hier bekijken, indien gewenst wijzigen en een printscreen maken die je kan aanleveren bij je accountant.