Iemand kan een actie niet uitvoeren: wat controleer je?

Een collega moet een factuur kunnen goedkeuren, een order kunnen bevestigen of een pas kunnen blokkeren, maar hij ziet de knop niet of krijgt de melding dat hij geen toegang heeft. Wat zet je dan aan? In dit artikel lopen we het van de andere kant langs: niet welke velden er op een rol staan, maar wat je moet inrichten om iemand een bepaalde actie te laten uitvoeren.

Dit artikel is bedoeld voor applicatiebeheerders. Ben je geen applicatiebeheerder en kun je iets niet? Stuur dit artikel dan door aan je applicatiebeheerder, samen met de actie die je wilt uitvoeren en het bedrag waar het om gaat.

Toegang bestaat uit vier lagen

Bijna elke vraag in de trant van 'waarom kan een gebruiker dit niet?' komt doordat één van deze vier lagen wordt vergeten. Ze werken samen: ontbreekt er één, dan is de actie er niet.

De rol bepaalt welke onderdelen en acties iemand in principe heeft. Je richt rollen in via Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Werk je met Functieprofielen, dan zijn dat verzamelingen van rollen. Een medewerker heeft één of meer rollen, per organisatie-eenheid.
Het recht is de concrete toestemming voor een onderdeel of een losse actie, bijvoorbeeld een pas deblokkeren of een pincode opvragen. Je beheert rechten via Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten. Zonder het recht is de knop er niet, ook niet als de pagina wél zichtbaar is.
De procuratie bepaalt tot welk bedrag iemand mag goedkeuren, en in welke organisatie-eenheid. Je richt die per module in via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Procuratie, Applicatiebeheer / Inkoop / Procuratie en Applicatiebeheer / Declareren / Procuratie. Rechten alleen zijn niet genoeg: zonder procuratiebedrag komt iemand niet in de goedkeuringsroute voor.
De status van de medewerker: actief, niet verwijderd, en met een actieve rol. Dit is de laag die het vaakst wordt vergeten, omdat er geen melding van komt. Zet je een medewerker op inactief, dan verdwijnt hij stil uit routes waarin hij eerder wél stond.

Controleer daarom altijd in deze volgorde: rol → recht → procuratie (bedrag én eenheid) → status van de medewerker → vervanging. De vraag 'heeft hij het recht?' is bijna nooit genoeg.

Ik wil dat iemand dit kan: waar richt je het in?

Kas & Pas

Een pas tijdelijk blokkeren, deblokkeren, de pincode wijzigen of de pincode opvragen: dit zijn vier losse rechten. Iemand kan dus bijvoorbeeld wel blokkeren maar niet deblokkeren. Daarnaast moet het pasboek in de rol van de medewerker zitten. Zie Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas en Standaard rechtenset Kas & Pas.
Boekingen beoordelen: recht om te beoordelen, plus autorisatie op het betreffende boek.
Een periode afsluiten: dit is een aparte instelling op de rol, los van het beoordelen. Iemand die mag beoordelen, mag daarmee niet automatisch afsluiten.
Boekingen exporteren: recht op Kas & Pas / Exporteren, en de exportmapping moet zijn ingericht.

Factuurverwerking

Facturen coderen of goedkeuren: recht op het betreffende onderdeel, plus procuratie voor het bedrag van de factuur. Zie Factuurverwerking procuratie inrichten en Standaard rechtenset Factuurverwerking.
Facturen exporteren: recht op Factuurverwerking / Exporteren. Daarnaast moet de factuur op goedgekeurd, klaar voor export staan en niet al onderweg zijn in een lopende export.
Een factuur kenmerken als geëxporteerd: dit is een apart recht op de handmatige exportactie. Geef dit heel gericht: met deze actie kan iemand een factuur op geëxporteerd zetten zonder dat de boeking in je financiële pakket staat.
De exportmapping of de exportplanning beheren: aparte beheerrechten, in te richten via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Exportmapping en Applicatiebeheer / Algemeen / Exportplanning.

Inkoop

Een order goedkeuren of bevestigen: recht op het onderdeel, plus procuratie voor het bedrag én de organisatie-eenheid van de order. Zie Procuratieniveaus binnen inkoop beheren en Standaard rechtenset Inkoop.
Een order afronden of annuleren: recht op Inkoop / Afronden. Daarnaast moet de order in een status staan waarin dat nog mag.
Leveranciers beoordelen en ontvangsten beoordelen: twee losse rechten.
Een webshop (OCI) gebruiken: recht op Inkoop / Catalogus, en de webshop moet aan de medewerker beschikbaar zijn gesteld. Ziet iemand de webshop of leverancier niet, dan helpt Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?
Webshops beheren: beheerrecht op Applicatiebeheer / Inkoop / Beschikbare webshops.

Werk je liever vanuit een bestaande set? Bekijk dan de standaard rechtensets en pas die aan, in plaats van een rol vanaf nul op te bouwen. Met functieprofielen houd je dat daarna beheersbaar.

Procuratie: bedrag én organisatie-eenheid

Een fiatteur komt alleen in de goedkeuringsroute als aan al deze voorwaarden is voldaan:

zijn procuratiebedrag is gelijk aan of hoger dan het bedrag dat beoordeeld moet worden;
de medewerker is actief en niet verwijderd;
de rol van de medewerker is actief en niet verwijderd;
de medewerker zit in dezelfde organisatie-eenheid of in een bovenliggende eenheid;
bij orders geldt daarnaast dat de aanvrager zelf niet als beoordelaar wordt gekozen.

Dat verklaart de vier situaties die we het vaakst zien wanneer iemand 'er niet tussen staat':

Het bedrag is te laag. Procuratie is een grens, geen toestemming: onder dat bedrag mag iemand goedkeuren, erboven niet.
De verkeerde organisatie-eenheid. Procuratie werkt omhoog in je structuur, niet zijwaarts. Iemand uit een zusterafdeling komt nooit in de route, ongeacht zijn bedrag. Controleer de eenheid via Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur.
De medewerker of zijn rol staat op inactief. De fiatteur verdwijnt dan uit de route, zonder melding.
De aanvrager is zelf de beoogde beoordelaar. Bij orders wordt die bewust uitgesloten; er moet dus altijd iemand anders in de route staan.

Krijgt een besteller een melding over het procuratieschema bij het indienen van een order? Dan gaat het bijna altijd om één van deze vier. Zie Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order.

Vervanging: wat het wel en niet doet

Een vervanger neemt taken over van een afwezige collega, en bij facturen zie je in de historie terug dat een actie door een vervanger is gedaan. Belangrijk om te weten: een vervanger neemt niet automatisch alles over wat de afwezige collega kan. De vervanging werkt per onderdeel, en het is precies dat misverstand waardoor een order blijft staan terwijl de vervanging 'toch is ingericht'.

Controleer bij een vervanging die niet lijkt te werken:

is de afwezigheid vastgelegd met de juiste periode, en is de einddatum nog niet verstreken? Na de einddatum vervalt de vervanging;
is de vervanger zelf actief en heeft hij de rol en het recht voor de actie;
heeft de vervanger bij goedkeuren zelf voldoende procuratie? Een vervanging vervangt geen procuratiebedrag.

Hoe je een vervanging vastlegt, lees je in Afwezige collega vervangen.

De melding 'Geen toegang tot dit onderdeel'

Deze melding zegt niet welk recht ontbreekt. Loop daarom de vier lagen af in de volgorde hierboven: rol, recht, procuratie, status van de medewerker, en daarna vervanging. In de praktijk zit het in negen van de tien gevallen in het recht op het onderdeel of in de organisatie-eenheid.

Let op! Bij het afronden of annuleren van orders kan deze melding ook verschijnen terwijl de rechten wél goed staan. Kloppen de vier lagen en blijft de melding komen, ga dan niet verder zoeken in de inrichting, maar neem contact op met support.

Handig om te weten: in Applicatiebeheer / Organisatie / Audit log zie je wijzigingen in rollen en rechten terug. Als iets 'gisteren nog werkte', begin daar.

Meer lezen

Kom je er niet uit? Neem dan contact op met support via support@spend.cloud. Vermeld de naam van de medewerker, de actie die hij wil uitvoeren en het bedrag: dan kunnen we direct in de inrichting meekijken.