Een factuur, order of export staat op een status en je vraagt je af wat die status precies betekent, bij wie het nu ligt en of je zelf iets moet doen? In dit artikel leggen we per status uit wat er aan de hand is, wie er aan zet is en wat je zelf kunt doen om verder te komen.
De statussen die je ziet, verschillen per module. We hebben ze daarom gegroepeerd: eerst de statussen van een factuur, dan die van een order, en daarna die van een export. Onderaan vind je de vragen die het vaakst over statussen worden gesteld.
Wil je snel een status zoeken? Gebruik dan de zoekfunctie binnen jouw browser (bijvoorbeeld door op de CTRL + F toetsen te drukken) en zoek op de tekst die je op je scherm ziet, zoals 'in behandeling', 'te bevestigen' of 'klaar voor export'.
Statussen van een factuur
Nieuw, deels gecodeerd
Wat het betekent: de factuur staat in de Spend Cloud, maar de codering is nog niet compleet.
Wie is aan zet: de codeerder.
Wat je zelf kunt doen: maak de codering af via
Factuurverwerking / Coderen. Zolang een verplicht veld leeg is, kun je de factuur niet verzenden. Meer hierover lees je in
Alles over het coderen van facturen.
Te verzenden
Wat het betekent: de codering is compleet en de factuur kan naar de goedkeuringsroute.
Wie is aan zet: de codeerder.
Wat je zelf kunt doen: verzend de factuur. Er gebeurt niets automatisch: zolang niemand verzendt, blijft de factuur hier staan.
In behandeling
Wat het betekent: de factuur ligt bij een fiatteur in de goedkeuringsroute.
Wie is aan zet: de fiatteur die volgens de procuratie aan de beurt is.
Wat je zelf kunt doen: open de factuur en bekijk de route. Daar zie je wie nu moet beoordelen. Blijft het staan, controleer dan of die persoon aanwezig en actief is, en of er een vervanger is ingericht. Zie ook
Voortgang factuurverwerking monitoren.
Afgekeurd
Wat het betekent: een fiatteur heeft de factuur afgewezen. De reden staat als opmerking bij de factuur.
Wie is aan zet: de codeerder.
Wat je zelf kunt doen: pas de factuur aan en verzend hem opnieuw. Je vindt afgekeurde facturen terug via Factuurverwerking / Afgekeurd.
Controleren en te controleren, in de wacht
Wat het betekent: de factuur is goedgekeurd, maar moet nog een controlestap door voordat hij naar het financiële pakket mag. Staat de controle in de wacht, dan is die stap bewust uitgesteld.
Wie is aan zet: de medewerker met het recht om te controleren.
Wat je zelf kunt doen: controleer de factuur via
Factuurverwerking / Controleren, of hef de wachtstand op. Zie
Facturen controleren.
Goedgekeurd, klaar voor export
Wat het betekent: de factuur is helemaal goedgekeurd en wacht tot iemand hem exporteert, of tot de automatische export hem oppakt. Dit is de enige status waaruit exporteren kan starten.
Wie is aan zet: de medewerker die exporteert, of de automatische export.
Wat je zelf kunt doen: blijft de factuur hier langer staan dan je verwacht, dan zijn er meestal drie mogelijkheden:
- er heeft nog niemand geëxporteerd. Exporteer dan via Factuurverwerking / Exporteren;
- de automatische export heeft het geprobeerd, maar je pakket heeft de factuur geweigerd. Open dan de factuur en bekijk de historie: daar staat de foutmelding. Wat je met die melding doet, lees je in Veelvoorkomende foutmeldingen bij het exporteren;
- de factuur zit al in een lopende export. Dan zie je hem terug bij Factuurverwerking / Onderweg en is hij tijdelijk geblokkeerd.
Opnieuw exporteren is in deze status veilig: er is nog niets in je financiële pakket vastgelegd.
Geëxporteerd
Wat het betekent: de factuur is verwerkt in je financiële pakket. In de Spend Cloud is hij hiermee afgerond en vind je hem terug in het archief.
Wie is aan zet: niemand meer binnen de Spend Cloud; de betaling doe je in je financiële pakket.
Wat je zelf kunt doen: is de factuur onterecht op deze status gezet, of is de boeking in je pakket niet compleet? Neem dan contact op met support. Zie ook
Een facturenexport terugdraaien.
Uitbetaald
Wat het betekent: de factuur is in je financiële pakket betaald en die betaalstatus is teruggekoppeld naar de Spend Cloud. Deze status werkt alleen als de terugkoppeling is ingericht; zie
Status betaald.
Statussen van een order
Nieuw
Wat het betekent: de aanvraag bestaat, maar is nog niet ingediend. Er is dus nog niemand aan het goedkeuren.
Wat je zelf kunt doen: maak de aanvraag af en dien hem in via Inkoop / Aanvragen.
In behandeling en in behandeling bij inkoop
Wat het betekent: de order zit in de goedkeuringsroute. Staat er in behandeling bij inkoop, dan ligt de order bij de inkoopafdeling en niet bij een fiatteur.
Wie is aan zet: de fiatteur die volgens de procuratie aan de beurt is, of inkoop.
Wat je zelf kunt doen: open de order en bekijk de route. Blijft de order staan, dan zijn dit de meest voorkomende oorzaken: de fiatteur is afwezig zonder vervanger, de fiatteur staat op inactief of is uit dienst, of het bedrag past niet binnen de procuratie van de personen in de route. Je applicatiebeheerder kan dit nakijken; zie
Procuratieniveaus binnen inkoop beheren.
Afgekeurd
Wat het betekent: een fiatteur heeft de aanvraag afgewezen; de reden staat bij de order.
Wat je zelf kunt doen: pas de aanvraag aan en dien hem opnieuw in.
Leverancier te beoordelen door inkoop
Wat het betekent: er staat een leverancier op de aanvraag die eerst door inkoop moet worden goedgekeurd.
Wie is aan zet: inkoop, via Inkoop / Leveranciers.
Te bestellen en te bestellen door inkoop
Wat het betekent: de order is goedgekeurd, maar is nog niet naar de leverancier verstuurd.
Wie is aan zet: de besteller, of inkoop als daar door inkoop staat.
Te bevestigen en te bevestigen door inkoop
Wat het betekent: de order is goedgekeurd en geplaatst, maar er is nog een bevestigingsstap voordat de order verder gaat.
Wie is aan zet: de medewerker die mag bevestigen. Bij te bevestigen door inkoop is dat de inkoopafdeling.
Wat je zelf kunt doen: zie je de order wel, maar geen actie om te bevestigen? Controleer dan met je applicatiebeheerder of jij het recht hebt om te bevestigen én of je in de juiste organisatie-eenheid zit. Procuratie werkt per eenheid en naar boven: iemand uit een andere afdeling komt niet in de route, ook niet met een hoog procuratiebedrag. Meer hierover in het artikel over de vier lagen van toegang,
Iemand kan een actie niet uitvoeren: wat controleer je?
Te ontvangen, te ontvangen (bevestigd) en te ontvangen door groep
Wat het betekent: de order is besteld en de Spend Cloud wacht op de registratie van de levering. Staat er bevestigd, dan heeft de leverancier de order bevestigd. Staat er door groep, dan registreert een ontvangstgroep de levering en niet één persoon.
Wie is aan zet: de ontvanger of de ontvangstgroep.
Statussen van een export
Een export is een aparte opdracht met een eigen status. Die vind je terug in het exportoverzicht van Factuurverwerking / Exporteren en Kas & Pas / Exporteren.
- Nieuw: de export staat klaar, maar is nog niet begonnen.
- Bezig met exporteren: de export loopt. Je ziet een voortgangspercentage.
- Voltooid: alles is verwerkt in je financiële pakket.
- Voltooid met fouten: de export is klaar, maar een deel is niet doorgekomen. In het exportverslag zie je welke regels zijn mislukt en met welke melding.
- Geannuleerd: de export is afgebroken.
- Gekenmerkt als geëxporteerd: de facturen of boekingen zijn handmatig op geëxporteerd gezet, zonder dat de Spend Cloud ze naar je pakket heeft gestuurd.
Het voortgangspercentage blijft op hetzelfde getal staan
Wat het betekent: het percentage laat zien hoeveel onderdelen van de export al verwerkt zijn. Het is dus geen tijdsverwachting. Stopt de export tussentijds, bijvoorbeeld omdat je financiële pakket niet antwoordt, dan blijft het laatst gemelde percentage staan.
Wat je zelf kunt doen: ververs de pagina en wacht bij een grote export een paar minuten. Verandert het percentage daarna nog steeds niet en gebeurt er niets in het overzicht, behandel de export dan als vastgelopen.
Let op! Exporteer een vastgelopen export nooit blind opnieuw. Controleer eerst in je financiële pakket, op boekstuknummer, of de boeking er al (gedeeltelijk) staat. Doe je dat niet, dan riskeer je een dubbele boeking. Staat er niets, of staat er een halve boeking? Neem dan contact op met support: alleen support kan een export die blijft hangen weer vrijgeven.
Onderweg
Zodra een export start, worden de facturen of boekingen aan die export gekoppeld. Zolang die koppeling bestaat, staan ze onderweg en kun je ze niet wijzigen of opnieuw exporteren. Dat is bedoeld: het voorkomt dat dezelfde factuur twee keer in je pakket komt.
Wat je zelf kunt doen: wacht tot de export klaar is. Is de export al voltooid of geannuleerd, maar staat de factuur nog steeds onderweg? Neem dan contact op met support, want die koppeling kun je zelf niet opheffen. Let op:
Factuurverwerking / Onderweg en
Inkoop / Onderweg betekenen iets anders — daar gaat het om te verwachten kosten. Zie
Onderweg: te verwachten kosten.
Veelgestelde vragen over statussen
Waarom zie ik bij verschillende dingen dezelfde status staan?
Een aantal statussen heeft dezelfde tekst, terwijl er iets anders achter zit. In behandeling gebruiken we bijvoorbeeld zowel voor een factuur bij een fiatteur als voor een order in de goedkeuringsroute. De status vertelt je dus dat er iemand aan zet is, maar niet wie. Open de factuur of order en bekijk de goedkeuringsroute: daar staat de naam van de persoon die nu moet handelen.
De status verandert niet. Wat controleer ik eerst?
- Kijk in de goedkeuringsroute wie aan zet is.
- Is die persoon afwezig? Controleer of er een vervanger is ingericht en of de afwezigheidsperiode nog loopt. Zie Afwezige collega vervangen.
- Staat de medewerker op inactief of is hij uit dienst? Dan valt hij uit de route zonder dat je daar een melding van krijgt.
- Past het bedrag binnen de procuratie van de personen in de route?
Klopt dit alles en verandert de status nog steeds niet, neem dan contact op met support.
Mijn factuur staat op geëxporteerd, maar ik zie hem niet in mijn pakket
Zoek in je financiële pakket op het boekstuknummer en op de crediteur. Vind je hem niet, dan is de factuur mogelijk handmatig gekenmerkt als geëxporteerd zonder dat er echt is geëxporteerd. Neem in dat geval contact op met support, en gebruik de optie kenmerken als geëxporteerd alleen nadat je in je pakket hebt gecontroleerd dat de boeking er volledig in staat.
Meer lezen
Kom je er met dit artikel niet uit? Neem dan contact op met support via
support@spend.cloud en vermeld het boekstuk- of ordernummer en de status die je ziet. Dan kunnen we direct meekijken.